Chaque arrivée, mobilité et départ, pris en charge
Une embauche est confirmée et la course commence : envoyer un e-mail à l'IT pour le laptop, rappeler le badge aux services généraux, demander à L&D d'attribuer la formation, espérer que la vérification a lieu. Chaque événement RH devient une tâche de coordination qui retombe sur les RH. Cycle de vie du collaborateur fait de l'événement lui-même le déclencheur. Dès qu'il survient, les bonnes activités s'exécutent, vers les bonnes personnes, sans que les RH aient à en relancer une seule.
La taxe de coordination
Chaque événement RH déclenche du travail à une dizaine d'endroits. Quand ce sont les RH qui tiennent le tout à la main, voici le coût.
L'événement est le déclencheur, pas une checklist que quelqu'un ouvre
Une embauche, un changement de poste, un départ est traité dans Core HR, et le moteur du cycle de vie déclenche les activités configurées pour lui. Il n'y a pas d'outil d'onboarding séparé qu'il faut penser à ouvrir. La chaîne s'active au moment même où l'événement se produit.
Les activités déclenchées dépendent de qui est la personne. Des règles de population les cadrent par profil de poste, lieu, entité ou individu, si bien qu'une embauche commerciale en Belgique déroule une autre chaîne qu'un manager aux Pays-Bas. Chacun reçoit exactement ce qui s'applique, et rien de ce qui ne s'applique pas.
L'événement déclenche la chaîne. Aucun outil à ouvrir, rien à retenir.
Manuel, piloté par agent ou automatique : votre choix, par activité
Tout ne nécessite pas une personne ; tout ne peut pas être automatisé. Chaque activité s'exécute dans le mode qui lui convient.
Une personne agit
Attribuée à la bonne personne, le collaborateur via le self-service, le manager ou l'administrateur RH, elle apparaît dans ses tâches et se fait à la main, avec des notifications pour la rappeler.
Un agent exécute
Un agent configuré vérifie les conditions et exécute l'action selon des règles, avec des points de contrôle humains partout où vous voulez garder la main.
Le système s'en charge
Déclenchée et exécutée dès que l'événement survient : un profil d'accès défini, un e-mail d'activation envoyé, un cours attribué. Sans la moindre intervention humaine.
Un événement, chaque action qui suit
La chaîne en pratique pour l'arrivée, la mobilité et le départ : actions automatiques et tâches humaines, chacune acheminée vers le bon acteur.
Profil d'accès défini
Accordé à partir du poste et du lieu. Le modèle de droits vit dans Gestion de l'organisation.
E-mail d'activation envoyé
Le nouvel arrivant reçoit ses instructions de connexion pour son profil.
Formation d'onboarding attribuée
Cours obligatoire attribué dans Popay Learn.
Vérification des antécédents, bloquante
L'onboarding ne peut pas avancer tant qu'elle n'est pas validée (voir Vérification & conformité).
Équipement provisionné
Laptop et GSM préparés ; fiches d'actifs créées (voir Gestion des actifs).
Droits recalculés
Anciens droits retirés, nouveaux droits ajoutés, dérivés du nouveau poste.
Formation au nouveau rôle
Cours pour la nouvelle fonction attribués dans Learn.
Passation entre managers
Les managers sortant et entrant reçoivent des tâches de transition.
Restitution du matériel
Récupérer laptop, GSM et badge avant le dernier jour.
Accès révoqué à la date de départ
Les profils sont supprimés automatiquement à la date de départ.
Transfert de connaissances
Passation des responsabilités organisée.
Accès alumni
Self-service vers les documents personnels après le départ.
La bonne tâche au bon rôle, sans les RH au milieu
Les tâches n'atterrissent pas dans une boîte de réception RH générique. Chacune est acheminée vers le rôle qui en est responsable, configuré une fois, appliqué à chaque événement. Qui est responsable de quoi se définit dans Gestion de l'organisation ; le cycle de vie ne fait que les acheminer.
Responsable sécurité
Reçoit la vérification des antécédents lors d'une embauche, une porte stricte que l'onboarding ne franchit qu'une fois validée.
Gestionnaire d'actifs
Reçoit le provisionnement lors d'une embauche ou d'une mobilité, et la restitution au départ, avec la liste des actifs déjà en main.
Manager direct
Reçoit les tâches humaines : accueil, intégration à l'équipe, passation. Acheminées via la hiérarchie dans Core HR.
Tout rôle personnalisé
Payroll officer, compliance manager, services généraux. Si vous avez un rôle pour ça, le cycle de vie peut l'y acheminer.
Le fil qui relie les événements à l'action
Le cycle de vie est l'une des deux capacités qui couvrent toute la plateforme. Il connecte l'événement RH à chaque module qui doit agir dessus : Core HR (la source de l'événement), Learn (la formation), Gestion documentaire (uploads et consultations), Gestion des actifs (l'équipement), Contrôles (la vérification bloquante).
Le cadre de validation est l'autre couche transversale. Là où le cycle de vie connecte, lui valide, en contrôlant chaque transaction au moment où elle se produit.
Un événement dans Core HR. De l'action partout où c'est nécessaire.
Du standard téléphonique à l'orchestration
Quand l'événement se charge de la coordination, les RH cessent de courir et se mettent à superviser : une vue en temps réel de ce qui est fait, de ce qui est en attente et de ce qui est en retard, par collaborateur, par événement, sur tout l'effectif. Rien ne passe à la trappe, parce que rien ne dépend de la mémoire de quelqu'un.
Les activités peuvent être marquées comme pertinentes pour la conformité et suivies jusqu'à leur achèvement en vue d'un audit. La posture derrière cela vit dans Vérification & conformité.
L'événement se coordonne tout seul. Les RH supervisent au lieu de courir.
Fait partie de Core HR
Le cycle de vie du collaborateur est la couche d'orchestration du dossier Core HR. Il travaille en étroite collaboration avec :
Laissez l'événement coordonner
Quand une embauche, une mobilité ou un départ se déclenche, laissez les bonnes activités s'exécuter, vers les bonnes personnes, dans le mode que vous choisissez, sans que les RH aient à en relancer une seule.
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