Chaque document, classé et prêt pour l'audit, tout seul.
Les documents RH vivent sur des disques, dans des boîtes mail et des armoires, et vous découvrez les manques pendant un audit. Popay Docs donne à chaque collaborateur un dossier unique, réclame ce qui manque, enregistre qui a lu quoi, et réserve les fichiers sensibles aux personnes que vous autorisez.
Les documents déraillent de façon prévisible
Le problème, ce n'est pas la paperasse : c'est la relance, le classement à la main, et les manques repérés trop tard.
Les fichiers du personnel sont éparpillés entre disques, boîtes mail et armoires.
Popay Docs : Un dossier par collaborateur : chaque fiche de paie, contrat et certificat au même endroit, classé automatiquement dès son arrivée.
Vous découvrez qu'un document obligatoire manque en plein audit.
Popay Docs : Les Agents documentaires signalent ce qui manque au moment où c'est nécessaire et gardent chaque fichier prêt pour l'audit.
Impossible de prouver qui a réellement lu la nouvelle politique.
Popay Docs : Lire & Signer enregistre précisément qui a validé chaque document obligatoire, et quand.
Les fichiers sensibles traînent là où les mauvaises personnes peuvent les ouvrir.
Popay Docs : L'accès dynamique par rôle réserve les documents de paie, médicaux et de contrôle aux rôles que vous autorisez, et à personne d'autre.
Distribuer les fiches de paie, c'est classer des milliers de fichiers à la main.
Popay Docs : Les fiches de paie arrivent par ZIP ou FTP et se publient automatiquement au bon collaborateur. Personne ne classe rien.
Chaque nouveau type de document exige un ticket IT.
Popay Docs : Les RH créent elles-mêmes les types de documents, les agents et les modèles. Sans IT, sans attente.
Un dossier par collaborateur, rien d'éparpillé
Chaque fiche de paie, contrat, certificat et politique signée réside dans un seul dossier collaborateur, classé automatiquement dès son arrivée, pas des mois plus tard quand quelqu'un s'en occupe.
Pas de disque partagé, pas d'archéologie dans les boîtes mail. Les RH, le manager et le collaborateur voient chacun exactement les documents auxquels ils ont droit, et rien d'autre.
Tout ce dont la gestion documentaire a besoin
D'un fichier qui arrive, aux bonnes personnes qui le voient, jusqu'à une piste d'audit propre, le tout au même endroit.
Un dossier par collaborateur
Chaque document rattaché à la bonne personne et classé automatiquement. Un seul endroit au lieu des disques, boîtes mail et armoires.
Agents documentaires
Des règles qui signalent les fichiers manquants, relancent l'upload, demandent une validation et surveillent les dates d'expiration, pour que rien ne passe à la trappe.
Lire & Signer
Un enregistrement numérique clair de qui a validé chaque politique obligatoire, et quand : la piste d'audit qu'un inspecteur réclame.
Accès par rôle
Les documents de paie, médicaux et de contrôle ne sont visibles que par les rôles que vous autorisez, défini par type de document, sans ticket IT.
Distribution en masse
Les fiches de paie arrivent par ZIP ou FTP, sont associées au bon collaborateur et publiées au moment choisi. Personne ne classe quoi que ce soit à la main.
Coffre personnel
Un espace privé que chaque collaborateur conserve (notes, certificats, ses propres documents) et qu'il garde 5 ans après son départ.
Vous savez que vous êtes couvert avant qu'on ne le demande
Les Agents documentaires signalent ce qui manque au moment où c'est nécessaire, demandent les validations des lectures obligatoires, et surveillent les dates de validité, pour qu'un certificat périmé ou une politique non signée ressorte tôt, pas pendant l'audit.
Le RGPD et le droit du travail belge sont intégrés : cloisonnement par rôle, une piste Lire & Signer, et un coffre alumni de 5 ans qui gère l'accès après le départ sans travail manuel.
Commencez par Docs. Évoluez à votre rythme.
Faites tourner la gestion documentaire seule, et connectez le reste quand vous êtes prêt. Intégré, mais modulaire.
Démarrer
Lancez Docs seul : dossiers, distribution en masse et agents de conformité opérationnels dès le premier jour.
Ajouter
Intégrez Core HR, Learn, le Vetting ou l'Asset Management quand cela vous convient, chacun un module complet à part entière.
Composer
Là, tout se cumule : les certificats Learn se classent seuls, les accords d'attribution d'actifs se déclenchent d'eux-mêmes, et le Vetting conditionne l'onboarding. Un seul dossier, aucune ressaisie.
À quoi ça ressemble dans chaque rôle
Pour les RH
Pour les collaborateurs
Pour les managers
Connecté à toute la plateforme Popay
Pas de middleware, pas de synchronisation manuelle. Les documents partagent des données en direct avec les modules que les RH utilisent déjà.
Popay Core
Contrats et dossiers reliés au dossier du collaborateur, avec une visibilité totale dans Workforce.
Popay Learn
Les formations terminées génèrent et classent automatiquement les certificats. Zéro étape manuelle.
Asset Management
Attribuer un actif déclenche un accord d'utilisation, pas autorisé tant qu'il n'est pas signé.
Vetting
Les contrôles requis deviennent des étapes obligatoires. L'onboarding ne peut pas se terminer tant qu'ils ne sont pas vérifiés.
Questions fréquentes
Popay Docs est-il un produit séparé, ou fait-il partie de la plateforme ?+
C'est une fonctionnalité sous licence sur votre plateforme Popay existante. Aucune installation séparée, aucun projet IT. Les RH peuvent configurer les premiers types de documents et agents en une journée, et les documents existants peuvent être importés via SFTP et rattachés automatiquement aux bons dossiers.
En quoi est-ce différent de SharePoint ou d'un disque partagé ?+
Un disque partagé stocke des fichiers. Popay Docs les gère activement : les Agents documentaires relancent les uploads manquants, exigent des validations, déclenchent des flux et surveillent les dates d'expiration, comme envoyer un e-mail à un collaborateur 60 jours avant l'expiration de son certificat de premiers secours, ou bloquer un onboarding tant qu'un diplôme n'est pas vérifié. C'est tout l'écart entre le stockage et la conformité.
Peut-on contrôler qui voit quoi, jusqu'au niveau du document ?+
Oui, l'accès se configure par type de document via des rôles dynamiques, pas par de larges permissions de département. Les Payroll Admins voient les fiches de paie, la Finance voit les notes de frais, les Security Officers voient les documents de contrôle, et les dossiers médicaux sont isolés par défaut. Un même document peut être visible par différents rôles à différents niveaux, le tout géré sans IT.
Comment gère-t-il le RGPD et le droit du travail belge ?+
La loi belge impose à l'employeur de donner au collaborateur l'accès à ses documents sociaux électroniques pendant 5 ans après son départ. Le coffre alumni automatise entièrement cela via un portail en libre-service, et l'accès par rôle maintient les données sensibles (médicales, paie, contrôle) strictement cloisonnées.
Peut-il distribuer les fiches de paie à grande échelle ?+
Oui, les fiches de paie arrivent par upload ZIP ou FTP automatisé. Le système associe chaque fichier au bon collaborateur, les met en file pour revue, et les publie au moment que vous choisissez. Seuls le collaborateur concerné et les Payroll Admins autorisés peuvent les voir.
Faut-il Popay Learn pour l'utiliser ?+
Non. Docs apporte toute sa valeur seul : distribution des fiches de paie, flux de conformité, uploads en masse, accès alumni et sécurité par rôle fonctionnent indépendamment. L'intégration Learn est un multiplicateur qui supprime l'administration des formations pour les organisations qui utilisent les deux, pas un prérequis.
Des personnes externes (auditeurs, candidats) peuvent-elles y accéder ?+
Oui, via un accès restreint et limité dans le temps. Un auditeur, un candidat ou un fournisseur peut recevoir un portail restreint n'affichant que les catégories de documents qu'il est autorisé à consulter. L'accès expire automatiquement à la fin de la période définie.
Fait partie de l'Administration RH
Faites du chaos documentaire de l'histoire ancienne.
Un dossier par collaborateur, des fichiers qui se relancent seuls, et une piste d'audit toujours prête. On vous montre comment.