Chaque document, classé et prêt pour l'audit, tout seul.
Les documents RH sont éparpillés entre disques, boîtes mail et armoires. Popay Docs est le logiciel de gestion documentaire RH intégré à votre système RH : un dossier par collaborateur, des fichiers qui relancent ce qui manque, et un registre de qui a lu quoi. Les documents sensibles restent auprès des personnes que vous autorisez.
Les documents déraillent de façon prévisible
Le problème n'est pas la paperasse : ce sont les relances, le classement à la main et les manques découverts trop tard.
Les fichiers du personnel sont éparpillés entre disques, boîtes mail et armoires.
Popay Docs : Un dossier par collaborateur : chaque fiche de paie, contrat et certificat au même endroit, classé automatiquement dès son arrivée.
Vous découvrez qu'un document obligatoire manque en plein audit.
Popay Docs : Les Agents documentaires signalent ce qui manque au moment où c'est nécessaire et gardent chaque fichier prêt pour l'audit.
Impossible de prouver qui a réellement lu la nouvelle politique.
Popay Docs : Lire & Signer enregistre précisément qui a validé chaque document obligatoire, et quand.
Les fichiers sensibles traînent là où les mauvaises personnes peuvent les ouvrir.
Popay Docs : L'accès dynamique par rôle réserve les documents de paie, médicaux et de contrôle aux rôles que vous autorisez, et à personne d'autre.
Distribuer les fiches de paie, c'est classer des milliers de fichiers à la main.
Popay Docs : Les fiches de paie arrivent par ZIP ou FTP et se publient automatiquement au bon collaborateur. Personne ne classe rien.
Un collaborateur a besoin d'une attestation, écrit aux RH, puis attend.
Popay Docs : Il la demande lui-même. Lorsque le type de document est généré automatiquement, la demande et la livraison se déroulent sans intervention.
Un dossier par collaborateur, rien d'éparpillé
Chaque fiche de paie, contrat, certificat et politique signée se trouve dans un seul dossier collaborateur, classé automatiquement dès son arrivée, pas des mois plus tard quand quelqu'un s'en occupe.
Les documents arrivent de partout. Les fiches de paie depuis la paie. Les certificats depuis une formation terminée dans Popay Learn. Les accusés de réception et de restitution depuis Popay Assets. Les contrats, coordonnées bancaires et données de fonction depuis Popay Core. Les uploads du collaborateur. Popay Docs, c'est là où tout cela atterrit dans le même dossier, par personne, sans limite prédéfinie du nombre de types ou de sources.
Pas de disque partagé, pas d'archéologie dans les boîtes mail. Les RH, le manager et le collaborateur voient chacun exactement les documents auxquels ils ont droit, et rien d'autre.
Ce que doit faire un logiciel de gestion documentaire RH
Un seul module couvre tout le parcours : un fichier arrive, les bonnes personnes le voient, et la piste d'audit s'écrit toute seule.
Un dossier par collaborateur
Chaque document rattaché à la bonne personne et classé automatiquement : un seul endroit au lieu des disques, boîtes mail et armoires.
Agents documentaires
Des règles qui signalent les fichiers manquants, relancent l'upload, demandent une validation et surveillent les dates d'expiration, pour que rien ne passe à la trappe.
Lire & Signer
Un enregistrement numérique clair de qui a validé chaque politique obligatoire, et quand : la piste d'audit qu'un inspecteur réclame.
Accès par rôle
Les documents de paie, médicaux et de contrôle ne sont visibles que par les rôles que vous autorisez, défini par type de document, sans ticket IT.
Distribution en masse
Les fiches de paie arrivent par ZIP ou FTP et sont associées au bon collaborateur. Un seul upload envoie une politique ou une annonce à toute une population.
Demande de document
Un collaborateur demande un document au lieu d'écrire aux RH et d'attendre. Les types générés se livrent d'eux-mêmes ; les autres passent une étape d'approbation que vous définissez par type.
Coffre personnel
Un espace privé que chaque collaborateur conserve pour ses propres notes, certificats et documents. Le matériel de formation reste accessible longtemps après la fin de la formation.
Un type de document, et l'agent qui l'apporte
Un Agent documentaire est le mécanisme qui décide comment un document entre dans la plateforme. Vous définissez les types de documents utilisés par votre organisation et reliez chacun à un ou plusieurs agents.
Généré automatiquement
Une fiche de paie depuis la paie, un certificat depuis une formation terminée dans Popay Learn. Il est créé, classé et nommé sans intervention humaine.
Uploadé par les RH
Pour un collaborateur, ou pour toute une population en une seule opération.
Enregistré par le collaborateur
En libre-service, dans son propre dossier, les RH décidant de ce qui doit être vérifié.
Upload obligatoire
Une étape obligatoire à n'importe quel moment de l'emploi, pas seulement à l'onboarding. L'étape ne se termine pas tant que le document n'est pas uploadé et vérifié.
Livré par un système externe
Par FTP ou SFTP, associé automatiquement au bon collaborateur, sans doublons.
Vous savez que vous êtes couvert avant qu'on vous le demande
Un certificat expiré ou une politique non signée remonte tôt, pas pendant l'audit, parce que l'agent derrière chaque type de document le surveille pour vous.
Les règles de confidentialité et les obligations sociales passent par les mêmes mécanismes : cloisonnement par rôle, une piste Lire & Signer, et un accès après départ que vous définissez par type de document.
Commencez par Popay Docs. Évoluez à votre rythme.
Lancez la gestion documentaire seule et connectez le reste quand vous êtes prêt. Intégrée, et pourtant modulaire. Popay Docs est un module de la suite logicielle Popay, au sein de l'Administration RH, aux côtés de Popay Core, Popay Leave et Popay Time.
Démarrer
Lancez Popay Docs seul : dossiers, distribution en masse et agents de conformité opérationnels dès le premier jour.
Ajouter
Intégrez Popay Core, Popay Learn, Popay Assets ou les contrôles préalables quand cela vous convient, chacun un module complet à part entière.
Composer
Là, tout se cumule : les certificats Popay Learn se classent seuls, les accords d'attribution d'actifs se déclenchent d'eux-mêmes, et le contrôle préalable conditionne l'onboarding. Un seul dossier, aucune ressaisie.
À quoi ça ressemble dans chaque rôle
Un dossier, trois vues. Les RH le configurent, les collaborateurs traitent ce qui les concerne, et les managers voient leur équipe et rien au-delà.
Pour les RH
Pour les collaborateurs
Pour les managers
Connecté à travers Popay, et aux systèmes autour
Pas de middleware, pas de synchronisation manuelle. Les documents partagent des données en direct avec les modules déjà utilisés par les RH, et arrivent automatiquement de systèmes hors Popay par FTP, SFTP ou ZIP.
Popay Core
Contrats et dossiers reliés au dossier du collaborateur, pour que le document et la personne restent un tout.
Popay Learn
Les formations terminées génèrent et classent automatiquement les certificats. Zéro étape manuelle.
Popay Assets
Attribuer un actif déclenche un accord d'utilisation, et l'attribution n'est autorisée qu'une fois signé.
Contrôles préalables
Les contrôles requis deviennent des étapes obligatoires : l'onboarding ne peut pas se terminer tant qu'ils ne sont pas vérifiés.
Documents d'arrivée
Un nouvel arrivant démarre avec les bons documents déjà dans son coffre, par population, dès le premier jour.
Demandes et approbations
Les demandes de documents suivent les mêmes flux d'approbation que toute autre demande de la plateforme.
Popay Payroll
Les lots de fiches de paie se publient directement dans le dossier, visibles par le collaborateur et les payroll admins autorisés.
Systèmes externes
Réception par FTP, SFTP et ZIP avec association automatique des fichiers. Les fichiers venus d'ailleurs atterrissent dans le bon dossier.
Questions fréquentes
Popay Docs est-il un produit séparé, ou fait-il partie de la plateforme ?+
Les deux. Popay Docs fonctionne seul, comme couche documentaire au-dessus du système RH que vous avez déjà, ou comme partie de la plateforme Popay HR. Aucune installation séparée, aucun projet IT : les RH configurent les premiers types de documents et agents en une journée, et les documents existants sont importés par SFTP et rattachés automatiquement aux bons dossiers.
Qu'est-ce qu'un Agent documentaire, exactement ?+
C'est le mécanisme qui décide comment un document entre dans la plateforme. Chaque type de document que vous définissez est relié à un ou plusieurs agents : généré automatiquement, uploadé par les RH, enregistré par le collaborateur, upload obligatoire comme étape bloquante, ou livré par un système externe via FTP. Un type peut en combiner plusieurs.
Un collaborateur peut-il demander un document lui-même ?+
Oui. Au lieu d'écrire aux RH et d'attendre, le collaborateur demande le document depuis son propre tableau de bord. Lorsque le type est généré automatiquement, la demande et la livraison se déroulent de bout en bout sans intervention. Lorsqu'un contrôle est nécessaire, la demande passe une étape d'approbation, configurable par type de document.
Nous utilisons un autre système RH. Popay Docs peut-il fonctionner à côté ?+
Oui. Popay Docs peut importer des documents de systèmes externes par FTP ou SFTP automatisé, avec une association qui place chaque fichier sur la bonne personne et évite les doublons. Il fonctionne comme couche documentaire centrale au-dessus de vos systèmes existants, consolidant ce qui est éparpillé sans imposer un changement de plateforme dès le premier jour.
En quoi est-ce différent de SharePoint ou d'un disque partagé ?+
Un disque partagé stocke des fichiers et attend. Popay Docs les gère activement : les agents relancent les uploads manquants, exigent des validations, déclenchent des flux et surveillent les dates d'expiration. C'est tout l'écart entre le stockage et la conformité.
Peut-on contrôler qui voit quoi, jusqu'au niveau du document ?+
Oui. L'accès se configure par type de document via des rôles dynamiques, pas par de larges permissions de département. Les Payroll Admins voient les fiches de paie, la Finance voit les notes de frais, les Security Officers voient les documents de contrôle, et les dossiers médicaux sont isolés par défaut. Un même document peut être visible par différents rôles à différents niveaux, le tout géré sans IT.
Comment gère-t-il la confidentialité et les obligations sociales ?+
L'accès après le départ se configure par type de document : un ancien collaborateur conserve exactement les documents que vous décidez, pour la période que vous fixez. L'accès par rôle cloisonne les données sensibles par défaut : les documents médicaux, de paie et de contrôle ne sont visibles que par les rôles que vous autorisez.
Peut-il distribuer les fiches de paie à grande échelle ?+
Oui. Les fiches de paie arrivent par upload ZIP ou FTP automatisé. Le système associe chaque fichier au bon collaborateur, les met en file pour revue, et les publie au moment que vous choisissez. Seuls le collaborateur concerné et les Payroll Admins autorisés peuvent les voir.
Faut-il Popay Learn pour l'utiliser ?+
Non. Popay Docs apporte toute sa valeur seul : distribution des fiches de paie, flux de conformité, uploads en masse, accès après départ et sécurité par rôle fonctionnent indépendamment. L'intégration Popay Learn est un multiplicateur qui supprime l'administration des formations pour les organisations qui utilisent les deux, pas un prérequis.
Des personnes externes, auditeurs ou candidats, peuvent-elles y accéder ?+
Oui, via un accès restreint et limité dans le temps. Un auditeur, un candidat ou un fournisseur peut recevoir un portail restreint n'affichant que les catégories de documents qu'il est autorisé à consulter. L'accès expire automatiquement à la fin de la période définie.
Faites du chaos documentaire de l’histoire ancienne.
Prenez un créneau sans engagement avec l'un de nos spécialistes documentaires. Nous passons en revue vos types de documents, les agents qui apporteraient chacun d'eux, et à quoi ressemble le premier dossier sur vos propres données. Rien à préparer.