Elk document, gearchiveerd en audit-klaar, vanzelf.
HR-documenten leven op schijven, in mailboxen en in kasten, en de gaten ontdek je tijdens een audit. Popay Docs geeft elke medewerker één dossier, vraagt op wat ontbreekt, registreert wie wat las, en houdt gevoelige bestanden bij de mensen die je machtigt.
Documenten lopen op voorspelbare manieren mis
Het probleem is niet het papierwerk: het is het opvolgen, het handmatig archiveren, en de gaten die je te laat ontdekt.
Personeelsdossiers staan verspreid over schijven, mailboxen en kasten.
Popay Docs: Eén dossier per medewerker: elke loonstrook, contract en certificaat op één plek, automatisch gearchiveerd zodra het binnenkomt.
Je ontdekt tijdens een audit dat een verplicht document ontbreekt.
Popay Docs: Documentagenten signaleren wat ontbreekt op het moment dat het nodig is en houden elk bestand audit-klaar.
Je kunt niet bewijzen wie het nieuwe beleid echt gelezen heeft.
Popay Docs: Lezen & Tekenen legt precies vast wie elk verplicht document bevestigd heeft, en wanneer.
Gevoelige bestanden staan waar de verkeerde mensen ze kunnen openen.
Popay Docs: Dynamische toegang op rol houdt loon-, medische en screeningsdocumenten bij de rollen die je machtigt, en niemand anders.
Loonstroken verdelen betekent duizenden bestanden met de hand archiveren.
Popay Docs: Loonstroken komen binnen via ZIP of FTP en verschijnen automatisch bij de juiste medewerker. Niemand archiveert iets.
Elk nieuw documenttype vraagt een IT-ticket.
Popay Docs: HR maakt zelf documenttypes, agenten en sjablonen aan. Geen IT, geen wachten.
Eén dossier per medewerker, niets verspreid
Elke loonstrook, contract, certificaat en getekend beleid zit in één medewerkersdossier, automatisch gearchiveerd zodra het binnenkomt, niet maanden later wanneer iemand eraan toekomt.
Geen gedeelde schijf, geen archeologie in mailboxen. HR, de manager en de medewerker zien elk precies de documenten waar ze recht op hebben, en niets anders.
Alles wat documentbeheer nodig heeft
Van een binnenkomend bestand, tot de juiste mensen die het zien, tot een schoon auditspoor, op één plek geregeld.
Eén dossier per medewerker
Elk document gekoppeld aan de juiste persoon en automatisch gearchiveerd. Eén plek in plaats van schijven, mailboxen en kasten.
Documentagenten
Regels die ontbrekende bestanden signaleren, de upload opvolgen, een bevestiging vragen en vervaldatums bewaken, zodat niets ontglipt.
Lezen & Tekenen
Een helder digitaal register van wie elk verplicht beleid bevestigd heeft, en wanneer: het auditspoor dat een inspecteur vraagt.
Toegang op rol
Loon-, medische en screeningsdocumenten zijn alleen zichtbaar voor de rollen die je machtigt, ingesteld per documenttype, zonder IT-ticket.
Bulkverdeling
Loonstroken komen binnen via ZIP of FTP, worden gekoppeld aan de juiste medewerker en gepubliceerd op jouw moment. Niemand archiveert iets met de hand.
Persoonlijke kluis
Een private ruimte die elke medewerker houdt (notities, certificaten, eigen documenten) en 5 jaar na vertrek behoudt.
Je weet dat je gedekt bent voordat iemand ernaar vraagt
Documentagenten signaleren wat ontbreekt op het moment dat het nodig is, vragen bevestigingen voor verplichte leesstukken, en bewaken geldigheidsdatums, zodat een vervallen certificaat of ongetekend beleid vroeg opduikt, niet tijdens de audit.
GDPR en de Belgische arbeidswetgeving zitten ingebouwd: scheiding op rol, een Lezen & Tekenen-spoor, en een alumni-kluis van 5 jaar die toegang na vertrek regelt zonder handwerk.
Begin met Docs. Groei op je tempo.
Laat documentbeheer op zichzelf draaien, en verbind de rest wanneer je klaar bent. Geïntegreerd, maar modulair.
Starten
Draai Docs op zichzelf: dossiers, bulkverdeling en compliance-agenten werken vanaf dag één.
Toevoegen
Breng Core HR, Learn, Vetting of Asset Management erbij wanneer het past, elk een volwaardige module op zich.
Versterken
Nu versterkt alles elkaar: Learn-certificaten archiveren zichzelf, gebruiksovereenkomsten voor assets triggeren vanzelf, en Vetting bewaakt de onboarding. Eén dossier, geen herinvoer.
Hoe het eruitziet in elke rol
Voor HR
Voor medewerkers
Voor managers
Verbonden over het hele Popay-platform
Geen middleware, geen manuele synchronisatie. Documenten delen live data met de modules die HR al gebruikt.
Popay Core
Contracten en dossiers gekoppeld aan het medewerkersdossier, met volledig zicht in Workforce.
Popay Learn
Afgeronde opleidingen genereren en archiveren automatisch certificaten. Nul manuele stappen.
Asset Management
Een asset toewijzen triggert een gebruiksovereenkomst, niet toegestaan tot ze getekend is.
Vetting
Vereiste controles worden verplichte poorten. De onboarding kan pas afronden als ze geverifieerd zijn.
Veelgestelde vragen
Is Popay Docs een apart product, of deel van het platform?+
Het is een gelicentieerde functie op je bestaande Popay-platform. Geen aparte installatie en geen IT-project. HR kan de eerste documenttypes en agenten binnen een dag configureren, en bestaande documenten kunnen via SFTP worden ingelezen en automatisch aan de juiste dossiers gekoppeld.
Waarin verschilt het van SharePoint of een gedeelde schijf?+
Een gedeelde schijf bewaart bestanden. Popay Docs beheert ze actief: Documentagenten volgen ontbrekende uploads op, vragen bevestigingen, triggeren workflows en bewaken vervaldatums, zoals een medewerker 60 dagen vóór het vervallen van zijn EHBO-certificaat mailen, of een onboarding blokkeren tot een diploma geverifieerd is. Dat is het verschil tussen opslag en compliance.
Kunnen we sturen wie wat ziet, tot op documentniveau?+
Ja, toegang wordt per documenttype ingesteld met dynamische rollen, niet met brede afdelingsrechten. Payroll Admins zien loonstroken, Finance ziet onkosten, Security Officers zien screeningsdocumenten, en medische dossiers zijn standaard afgeschermd. Hetzelfde document kan voor verschillende rollen op verschillende niveaus zichtbaar zijn, allemaal beheerd zonder IT.
Hoe gaat het om met GDPR en de Belgische arbeidswetgeving?+
De Belgische wet verplicht de werkgever om medewerkers 5 jaar na hun vertrek toegang te geven tot hun elektronische sociale documenten. De alumni-kluis automatiseert dit volledig via een zelfserviceportaal, en toegang op rol houdt gevoelige data (medisch, loon, screening) strikt gescheiden.
Kan het loonstroken op schaal verdelen?+
Ja, loonstroken komen binnen via ZIP-upload of geautomatiseerde FTP. Het systeem koppelt elk bestand aan de juiste medewerker, zet ze in de wachtrij voor controle, en publiceert ze op het moment dat je kiest. Alleen de betrokken medewerker en gemachtigde Payroll Admins kunnen ze ooit zien.
Hebben we Popay Learn nodig om het te gebruiken?+
Nee. Docs levert op zichzelf volledige waarde: loonstrookverdeling, compliance-workflows, bulkuploads, alumni-toegang en beveiliging op rol werken onafhankelijk. De Learn-integratie is een versterker die de opleidingsadministratie wegneemt voor organisaties die beide gebruiken, geen voorwaarde.
Kunnen externen (auditeurs, kandidaten) toegang krijgen?+
Ja, via afgebakende, in tijd beperkte toegang. Een auditeur, kandidaat of leverancier kan een beperkt portaal krijgen dat alleen de documentcategorieën toont die hij mag inzien. De toegang vervalt automatisch aan het einde van de vastgelegde periode.
Onderdeel van HR-administratie
Maak documentchaos verleden tijd.
Eén dossier per medewerker, bestanden die zichzelf opvolgen, en een auditspoor dat altijd klaar is. Wij tonen je hoe.