Elk document, gearchiveerd en audit-klaar, vanzelf.
HR-documenten staan verspreid over schijven, mailboxen en kasten. Popay Docs is de software voor HR-documentbeheer in je eigen HR-systeem: één dossier per medewerker, bestanden die opvolgen wat ontbreekt, en een register van wie wat gelezen heeft. Gevoelige documenten blijven bij de mensen die jij machtigt.
Documenten lopen op voorspelbare manieren mis
Het probleem is niet het papierwerk: het is het opvolgen, het handmatig archiveren en het te laat ontdekken van de gaten.
Personeelsdossiers staan verspreid over schijven, mailboxen en kasten.
Popay Docs: Eén dossier per medewerker: elke loonstrook, contract en certificaat op één plek, automatisch gearchiveerd zodra het binnenkomt.
Je ontdekt tijdens een audit dat een verplicht document ontbreekt.
Popay Docs: Documentagenten signaleren wat ontbreekt op het moment dat het nodig is en houden elk bestand audit-klaar.
Je kunt niet bewijzen wie het nieuwe beleid echt gelezen heeft.
Popay Docs: Lezen & Tekenen legt precies vast wie elk verplicht document bevestigd heeft, en wanneer.
Gevoelige bestanden staan waar de verkeerde mensen ze kunnen openen.
Popay Docs: Dynamische toegang op rol houdt loon-, medische en screeningsdocumenten bij de rollen die je machtigt, en niemand anders.
Loonstroken verdelen betekent duizenden bestanden met de hand archiveren.
Popay Docs: Loonstroken komen binnen via ZIP of FTP en verschijnen automatisch bij de juiste medewerker. Niemand archiveert iets.
Een medewerker heeft een attest nodig, mailt HR en wacht dan af.
Popay Docs: Hij vraagt het zelf aan. Waar het documenttype automatisch gegenereerd wordt, lopen de aanvraag en de levering zonder dat iemand eraan te pas komt.
Eén dossier per medewerker, niets verspreid
Elke loonstrook, elk contract, certificaat en getekend beleid zit in één medewerkersdossier, automatisch gearchiveerd zodra het binnenkomt, niet maanden later wanneer iemand eraan toekomt.
Documenten komen van overal. Loonstroken uit de payroll. Certificaten uit een afgeronde opleiding in Popay Learn. Ontvangstbewijzen en teruggavebewijzen uit Popay Assets. Contracten, bankgegevens en functiedata uit Popay Core. Uploads van de medewerker zelf. Popay Docs is waar dat allemaal in hetzelfde dossier landt, per persoon, zonder vooraf bepaalde limiet op het aantal types of bronnen.
Geen gedeelde schijf, geen archeologie in de mailbox. HR, de manager en de medewerker zien elk precies de documenten die ze mogen zien, en niets anders.
Wat software voor HR-documentbeheer moet doen
Eén module dekt het hele traject: een bestand komt binnen, de juiste mensen zien het, en het auditspoor schrijft zichzelf.
Eén dossier per medewerker
Elk document gekoppeld aan de juiste persoon en automatisch gearchiveerd: één plek in plaats van schijven, mailboxen en kasten.
Documentagenten
Regels die ontbrekende bestanden signaleren, de upload opvolgen, een bevestiging vragen en vervaldatums bewaken, zodat niets ontglipt.
Lezen & Tekenen
Een helder digitaal register van wie elk verplicht beleid bevestigd heeft, en wanneer: het auditspoor dat een inspecteur vraagt.
Toegang op rol
Loon-, medische en screeningsdocumenten zijn alleen zichtbaar voor de rollen die je machtigt, ingesteld per documenttype, zonder IT-ticket.
Bulkverdeling
Loonstroken komen binnen via ZIP of FTP en worden gekoppeld aan de juiste medewerker. Eén upload stuurt een beleid of mededeling naar een hele populatie.
Documentaanvraag
Een medewerker vraagt een document aan in plaats van HR te mailen en te wachten. Automatisch gegenereerde types leveren zichzelf; de rest passeert een goedkeuringsstap die je per type instelt.
Persoonlijke kluis
Een private ruimte die elke medewerker houdt voor eigen notities, certificaten en documenten. Opleidingsmateriaal blijft toegankelijk lang nadat de opleiding zelf is afgelopen.
Een documenttype, en de agent die het binnenbrengt
Een Documentagent is het mechanisme dat bepaalt hoe een document het platform binnenkomt. Je definieert de documenttypes waarmee je organisatie werkt en koppelt elk type aan een of meer agenten.
Automatisch gegenereerd
Een loonstrook uit de payroll, een certificaat uit een afgeronde opleiding in Popay Learn. Het wordt aangemaakt, gearchiveerd en benoemd zonder dat er iemand aan te pas komt.
Geüpload door HR
Voor één medewerker, of voor een hele populatie in één beweging.
Geregistreerd door de medewerker
Zelfservice, in zijn eigen dossier, waarbij HR bepaalt wat geverifieerd moet worden.
Verplicht te uploaden
Een verplichte poort op elk moment van de tewerkstelling, niet alleen bij onboarding. De stap rondt pas af als het document geüpload en geverifieerd is.
Geleverd door een extern systeem
Via FTP of SFTP, automatisch gekoppeld aan de juiste medewerker, zonder duplicaten.
Je weet dat je in orde bent voor iemand het vraagt
Een vervallen certificaat of een niet-getekend beleid komt vroeg bovendrijven, niet tijdens de audit, omdat de agent achter elk documenttype het voor je bewaakt.
Privacyregels en arbeidsrechtelijke verplichtingen lopen via dezelfde mechaniek: scheiding op rol, een Lezen & Tekenen-spoor, en toegang na uitdiensttreding die je per documenttype instelt.
Begin met Popay Docs. Groei op je tempo.
Draai documentbeheer op zichzelf en koppel de rest wanneer je er klaar voor bent. Geïntegreerd, en toch modulair. Popay Docs is één module in de Popay softwaresuite, in HR-administratie naast Popay Core, Popay Leave en Popay Time.
Starten
Draai Popay Docs op zichzelf: dossiers, bulkverdeling en compliance-agenten werken vanaf dag één.
Toevoegen
Breng Popay Core, Popay Learn, Popay Assets of screeningscontroles erbij wanneer het past, elk een volwaardige module op zich.
Versterken
Nu versterkt alles elkaar: certificaten uit Popay Learn archiveren zichzelf, gebruiksovereenkomsten voor assets triggeren vanzelf, en screening bewaakt de onboarding. Eén dossier, geen herinvoer.
Hoe het eruitziet in elke rol
Eén dossier, drie beelden. HR configureert het, medewerkers handelen af wat van hen is, en managers zien hun team en niets daarbuiten.
Voor HR
Voor medewerkers
Voor managers
Verbonden binnen Popay, en met de systemen eromheen
Geen middleware, geen handmatig synchroniseren. Documenten delen live data met de modules die HR al gebruikt, en komen automatisch binnen uit systemen buiten Popay via FTP, SFTP of ZIP.
Popay Core
Contracten en dossiers hangen aan het medewerkersdossier, zodat het document en de persoon één geheel blijven.
Popay Learn
Afgeronde opleidingen genereren en archiveren automatisch certificaten, zonder manuele stappen.
Popay Assets
Een asset toewijzen triggert een gebruiksovereenkomst, en de toewijzing is pas toegestaan als die getekend is.
Screeningscontroles
Vereiste controles worden verplichte poorten: de onboarding kan pas afronden als ze geverifieerd zijn.
Documenten voor nieuwkomers
Een nieuwkomer start met de juiste documenten klaar in zijn kluis, per populatie, vanaf dag één.
Aanvragen en goedkeuringen
Documentaanvragen volgen dezelfde goedkeuringsstromen als elke andere aanvraag in het platform.
Popay Payroll
Batches loonstroken publiceren rechtstreeks in het dossier, zichtbaar voor de medewerker en gemachtigde payroll admins.
Externe systemen
Inname via FTP, SFTP en ZIP met automatische bestandskoppeling. Bestanden van buiten Popay landen in het juiste dossier.
Veelgestelde vragen
Is Popay Docs een apart product, of deel van het platform?+
Allebei. Popay Docs draait op zichzelf, als documentlaag boven het HR-systeem dat je al hebt, of als onderdeel van het Popay HR-platform. Geen aparte installatie en geen IT-project: HR configureert de eerste documenttypes en agenten binnen een dag, en bestaande documenten worden via SFTP ingelezen en automatisch aan de juiste dossiers gekoppeld.
Wat is een Documentagent precies?+
Het is het mechanisme dat bepaalt hoe een document het platform binnenkomt. Elk documenttype dat je definieert is gekoppeld aan een of meer agenten: automatisch gegenereerd, geüpload door HR, geregistreerd door de medewerker, verplicht te uploaden als poort op een stap, of geleverd door een extern systeem via FTP. Eén type kan er meerdere combineren.
Kan een medewerker zelf een document aanvragen?+
Ja. In plaats van HR te mailen en te wachten, vraagt een medewerker het document aan vanaf zijn eigen dashboard. Waar het type automatisch gegenereerd wordt, lopen aanvraag en levering van begin tot eind zonder tussenkomst. Waar eerst een controle nodig is, passeert de aanvraag een goedkeuringsstap, en die flow is instelbaar per documenttype.
We gebruiken een ander HR-systeem. Kan Popay Docs daarnaast werken?+
Ja. Popay Docs kan documenten inlezen uit externe systemen via geautomatiseerde FTP of SFTP, met bestandskoppeling die elk bestand bij de juiste persoon zet en duplicaten vermijdt. Het draait als centrale documentlaag boven je bestaande systemen, en brengt samen wat verspreid staat zonder je op dag één tot een platformwissel te dwingen.
Waarin verschilt het van SharePoint of een gedeelde schijf?+
Een gedeelde schijf bewaart bestanden en wacht af. Popay Docs beheert ze actief: agenten volgen ontbrekende uploads op, vragen bevestigingen, triggeren workflows en bewaken vervaldatums. Dat is het verschil tussen opslag en compliance.
Kunnen we sturen wie wat ziet, tot op documentniveau?+
Ja. Toegang wordt per documenttype ingesteld met dynamische rollen, niet met brede afdelingsrechten. Payroll Admins zien loonstroken, Finance ziet onkosten, Security Officers zien screeningsdocumenten, en medische dossiers zijn standaard afgeschermd. Hetzelfde document kan voor verschillende rollen op verschillende niveaus zichtbaar zijn, allemaal beheerd zonder IT.
Hoe gaat het om met privacy en arbeidsrechtelijke verplichtingen?+
Toegang na uitdiensttreding wordt per documenttype ingesteld, zodat een ex-medewerker precies de documenten behoudt die jij bepaalt, voor de periode die jij instelt. Toegang op rol houdt gevoelige data standaard gescheiden: medische, loon- en screeningsdocumenten zijn alleen zichtbaar voor de rollen die je machtigt.
Kan het loonstroken op schaal verdelen?+
Ja. Loonstroken komen binnen via ZIP-upload of geautomatiseerde FTP. Het systeem koppelt elk bestand aan de juiste medewerker, zet ze in de wachtrij voor controle, en publiceert ze op het moment dat je kiest. Alleen de betrokken medewerker en gemachtigde Payroll Admins kunnen ze ooit zien.
Hebben we Popay Learn nodig om het te gebruiken?+
Nee. Popay Docs levert op zichzelf volledige waarde: loonstrookverdeling, compliance-workflows, bulkuploads, toegang na uitdiensttreding en beveiliging op rol werken onafhankelijk. De Popay Learn-integratie is een versterker die de opleidingsadministratie wegneemt voor organisaties die beide gebruiken, geen voorwaarde.
Kunnen externen, zoals auditeurs of kandidaten, toegang krijgen?+
Ja, via afgebakende, in tijd beperkte toegang. Een auditeur, kandidaat of leverancier kan een beperkt portaal krijgen dat alleen de documentcategorieën toont die hij mag inzien. De toegang vervalt automatisch aan het einde van de vastgelegde periode.
Maak van documentchaos verleden tijd.
Neem een vrijblijvend moment met een van onze documentspecialisten. We lopen je documenttypes door, de agenten die elk ervan zouden binnenbrengen, en hoe het eerste dossier eruitziet op je eigen data. Niets voor te bereiden.