Popay Core: het ene record waarop je hele HR draait
Bij veel organisaties zit personeelsdata nog verspreid over spreadsheets, een ouder systeem en losse bestanden die verschillende managers bijhouden. Popay Core is het ene beheerde record voor elke medewerker: persoonsgegevens, contracten en organisatiestructuur, accuraat gehouden door de tijd heen.
Klinkt bekend?
Nog voor verspreide data een strategisch probleem is, is het een dagelijks probleem. Bij veel organisaties ziet dat er zo uit.
Verspreide data is meer dan lastig: het is een risico
Personeelsdata samenbrengen in één beheerd record is geen administratie. Dit is een deel van wat het mogelijk maakt.
Data verspreid over spreadsheets en mailboxen is data die je niet kan beschermen, en niet kan aantonen. Eén beheerd record verkleint de blootstelling en maakt GDPR en audit verdedigbaar.
Instroom, doorstroom en uitstroom starten zelf de juiste taken. Geen dubbele invoer, geen achternalopen.
Goedkeuringen, payroll, verlof. Elk proces dat domeinen overschrijdt heeft één bron nodig in plaats van vijf.
Elke AI die je inzet is maar zo goed als de data eronder. Een schoon, geconsolideerd record is het fundament dat ze nodig heeft.
Eén record, en het onthoudt elke wijziging
Popay Core is je operationele system of record: de gegevens, contracten, functies en plaats in de organisatie van elke medewerker. Geen twijfel meer over welke spreadsheet de actuele is.
Popay Core bewaart elke wijziging, met datum. Een contract, een addendum, een schorsing, een organisatiewissel: elk wordt bewaard met de datum waarop het inging, zodat payroll, verlof en rapportering kloppen voor elk moment in de tijd en je historiek verdedigbaar is.
Eén record voor elke medewerker. Correct vandaag, en correct voor elke datum in het verleden.
Kloppend voor elk moment in de tijd
Loonkorrecties, retroactieve wijzigingen, verlofsaldi, audits: elk daarvan moet weten wat op een bepaalde datum gold. Popay Core registreert elke wijziging met de datum waarop ze inging, zodat het antwoord altijd in het record zit.
Aangenomen
Voltijds contract. Het vertrekpunt van het record.
Promotie
Nieuwe functie en loon, vastgelegd met de datum waarop ze ingingen.
Loopbaanonderbreking
Geregistreerd als een pauze in plaats van verwijderd.
Terugkeer
Pikt op waar het gebleven was, met de volledige historiek intact.
En als een vertrekker terugkeert? De meeste systemen behandelen een terugkerende medewerker als een vreemde: opnieuw ingevoerd vanaf nul, anciënniteit en historie verloren. Hier kent het record ze al: een herindiensttreding behoudt zijn volledige historie intact.
Wat het een record maakt waarop je kunt vertrouwen
Drie dingen bepalen het record. Al het andere dat Popay Core doet bouwt daarop verder, en elke capability krijgt hieronder een nadere blik.
Eén personeelsrecord
Eén masterrecord per medewerker, waar het hele platform uit leest en in schrijft.
Elke wijziging, met datum
Effective-dated van opzet, zodat elke datum in het verleden klopt en je historiek verdedigbaar is.
Multi-entiteit, multi-land
Eén record over entiteiten en landen heen, in het Engels, Nederlands, Frans en Arabisch. Modelleer je juridische, functionele en kostenstructuur naast elkaar, zodat toegang en eigenaarschap de structuur volgen in plaats van de persoon.
Wat Popay Core doet, in detail
Het record is het fundament. Dit zijn de mogelijkheden die erop draaien. Elke krijgt een nadere blik.
Lifecycle van de medewerker
Instroom, doorstroom en uitstroom. Elke gebeurtenis in het dienstverband start de juiste stappen, van aanwervingsgegevens tot het intrekken van toegang, zodat niets afhangt van wie eraan denkt.
Zie hoe de lifecycle werkt →Aanvraagbeheer
Elke aanvraag bij de juiste goedkeurder, elke keer. Gestructureerde processen met hun eigen goedkeuringsketen, in plaats van mailthreads en tickets die niemand kan volgen.
Zie hoe een aanvraag loopt →Asset management
Weet wat je bezit en wie het heeft. Laptops, telefoons, badges en voertuigen gekoppeld aan het personeelsrecord, uitgegeven bij indiensttreding en teruggevraagd bij vertrek.
Ontdekken →Organisatiebeheer
Maak van het organigram de ruggengraat voor toegang en proceseigenaarschap. Rollen per proces, en toegang die wordt toegekend, herberekend en ingetrokken naarmate mensen instromen, doorstromen of vertrekken.
Maak kennis met de structuur →Validatieframework
Elke wijziging wordt gecontroleerd op het moment van invoeren, tegen data-integriteit, wetgeving en je eigen regels, zodat je ze bij de bron corrigeert in plaats van bij de volgende audit.
Zie wat het controleert →Vetting
Certificaten, referenties en achtergrondcontroles vastgelegd voor dag één, en daarna continu bewaakt zodat een vervaldatum wordt gesignaleerd voor het een probleem wordt.
Ontdekken →Payroll, zonder opnieuw in te tikken
Popay Core bevat de loongegevens, loonelementen en kostenplaatsen waarop payroll draait. Wettelijke, landspecifieke payrollregels worden centraal beheerd en actueel gehouden, zodat de data die vertrekt al klopt.
Drie manieren om het te draaien, en alle drie lezen en schrijven ze in hetzelfde record.
Payroll Hub
Behoud je eigen provider. Popay Core houdt hem in sync, en fouten worden opgevangen voor het bestand vertrekt.
Popay Payroll
We draaien de bruto-netto zelf, ingericht naar de lokale wetgeving in plaats van er achteraf op gezet.
Zie hoe het werkt →Managed payroll services
Geef de verwerking volledig uit handen. Hetzelfde record, dezelfde data, wij doen het werk.
Zie hoe het werkt →Begin met het record. Breid uit op je eigen tempo.
Het Popay HR platform is modulair, en Popay Core is waar de meeste organisaties beginnen. De rest voeg je toe wanneer je er klaar voor bent.
Begin
Draai Popay Core als je system of record: één accuraat record, je organisatiestructuur en self-service vanaf dag één.
Voeg toe
Voeg Payroll, Time, Leave, Docs, Perform, Learn of Insight toe wanneer het past. Nieuwe modules komen op hetzelfde record terecht.
Groeien
Alles blijft draaien op één record, zodat niets opnieuw wordt ingetikt en de rapportering betrouwbaar blijft naarmate je uitbreidt.
Hoe het eruitziet in elke rol
Medewerkers, managers en HR werken allemaal in hetzelfde record. Elk ziet wat zijn eigen rol nodig heeft, en niets meer.
Voor medewerkers
Voor managers
Voor HR
Veelgestelde vragen
Wat zit er precies in het record?+
Persoonsgegevens, contracten, functies, werkrooster, loongegevens, loonelementen en kostenplaatsen. Eén masterrecord per medewerker waar het hele platform uit leest en in schrijft.
Kunnen we onze bestaande personeelsdata meenemen?+
Ja. We migreren je bestaande personeels- en payrolldata met onze eigen migratietool, zodat je start met je historiek op zijn plaats in plaats van met een leeg systeem.
Hoe lang duurt het om live te gaan?+
Activeren is een licentie aanzetten en kan op één dag. Wat tijd vraagt is je eigen data en configuratie: de organisatiestructuur, de contracttypes en de regels die bij jou gelden.
Hoe gaat het om met contractwijzigingen en historie?+
Met ingangsdatum. Elk contract, addendum, elke schorsing en organisatiewijziging is gedateerd en bewaard, zodat payroll, leave en rapportage op elk moment kloppen, en je altijd kunt aantonen wat wanneer waar was.
Wat gebeurt er als iemand vertrekt en terugkomt?+
De meeste systemen behandelen een terugkerende medewerker als een onbekende, opnieuw ingevoerd vanaf nul met verlies van anciënniteit en historiek. Hier kent het record hem al: een rehire houdt de volledige historiek intact.
Wat gebeurt er als een wijziging tegen een regel ingaat?+
Elke wijziging wordt gecontroleerd op het moment van invoeren, tegen data-integriteit, wetgeving en je eigen regels. Sommige controles blokkeren de wijziging, sommige waarschuwen, sommige signaleren enkel, elk met een duidelijke reden.
Kunnen medewerkers en managers zelf aan de slag?+
Ja. Medewerkers passen zelf hun adres, rekeningnummer, noodcontact en gezinsleden aan, en elke wijziging volgt de route die jij instelt, rechtstreeks of met goedkeuring. Managers zien hun team in plaats van de hele organisatie, en keuren wijzigingen op één plek goed. Wat een manager ziet volgt de organisatiestructuur en kan verder worden ingeperkt waar je dat nodig hebt.
Werkt het over landen, entiteiten en talen heen?+
Ja, één record over meerdere entiteiten en landen heen, in het Engels, Nederlands, Frans en Arabisch, wat je een geconsolideerd groepsbeeld geeft in plaats van een lappendeken van lokale systemen.
Koppelt het aan onze payrollprovider?+
Ja. Payroll Hub houdt Popay Core en je payrollprovider in sync, zoals Attentia, ADP, Prisma of SD Worx. Loongegevens, loonelementen en kostenplaatsen stromen door zonder opnieuw in te tikken.
Koppelt het aan de rest van onze systemen?+
Ja. De systemen die je al draait behouden hun plaats in plaats van vervangen te worden: personeelsgegevens, organisatiestructuur en contractwijzigingen stromen door naar de applicaties die ze nodig hebben.
Waar wordt data gehost, en is het GDPR-conform?+
Data wordt gehost in de EU op Oracle Cloud Infrastructure, met rolgebaseerde toegang, GDPR-conforme verwerking en een volledige audittrail.
Kunnen we onze data er weer uit halen?+
Je data blijft van jou, en we halen ze er weer uit met dezelfde migratietool waarmee we ze binnenbrengen. Van payrollprovider veranderen, een land toevoegen of een markt tussen modellen verplaatsen betekent evenmin opnieuw beginnen.
Het fundament waarop de hele suite rust
Elke module leest en schrijft in hetzelfde record.
Begin met een record waarop je kunt vertrouwen
Of je nu van spreadsheets komt of een systeem vervangt dat het niet bijhoudt, Popay Core geeft je één accuraat record, correct vandaag en voor elke datum in het verleden, waarop al het andere draait.
Boek een demo →