Elke aanvraag bij de juiste goedkeurder
Een verlofaanvraag die in de inbox van één manager blijft hangen. Een wijziging van bankgegevens op een formulier dat niemand indiende. Een vraag over een nieuwe medewerker, drie antwoorden diep begraven in een mailthread. Als aanvragen draaien op e-mail, geheugen en opvolging, blijven ze steken, raken ze zoek of komen ze terug met de helft van de velden leeg. Aanvraagbeheer geeft elke aanvraag een formulier, de juiste goedkeurders en een spoor.
Wanneer aanvragen in inboxen blijven hangen
Een aanvraag is klein tot het de vijfde is deze week die vastloopt. Aanvragen informeel geregeld, dit is wat het kost.
Elk aanvraagtype krijgt zijn eigen formulier
Aanvraagbeheer is een framework: je bepaalt zelf welke aanvraagtypes bestaan, en elk type heeft een eigen formulier, eigen velden en eigen goedkeurders, breed genoeg voor elk proces dat een aanvraag en een goedkeuring nodig heeft.
Personeelsprocessen
Persoonlijke wijzigingen
Tijdgerelateerd
Operationeel
Documenten
Elk proces dat je nodig hebt
De goedkeuring ligt bij de rol die ze kan beoordelen
Elk aanvraagtype draagt zijn eigen goedkeuringsstroom, op één of meerdere niveaus, en elke rol kan goedkeurder zijn: een afdelingshoofd, een financieel controller, een veiligheidsverantwoordelijke, de directe leidinggevende. Goedkeurders keuren goed, wijzen af, of sturen terug met commentaar zodat de aanvrager precies weet wat er moet veranderen. Elke stap kan een deadline dragen, met herinneringen ervoor en escalatie erna.
Vandaag passeert een aanvraag vaak langs HR, ook wanneer HR ze niet kan beoordelen: een laptop hoort bij IT, een bedrijfswagen bij de wagenparkbeheerder, een functiewijziging bij de leidinggevende die de rol draagt. Wie goedkeurt volgt uit het roleigenaarschap dat je vastlegt in Organisatiebeheer, en HR houdt het volledige zicht op alles wat loopt, terugkomt of afgesloten is, ook op de stromen die het nooit aanraakte.
De juiste goedkeurder, een deadline, een spoor. Niets blijft in een inbox hangen.
Van aanvraag tot afhandeling, in vier stappen
Een gestructureerde, traceerbare workflow, zonder extra wrijving voor wie ermee werkt.
Aanvraag ingediend
Een gemachtigde gebruiker dient een aanvraag in via het ingestelde formulier: de juiste velden, bijlagen en context voor dat type.
Goedkeurder verwittigd
De eerste goedkeurder krijgt een taak, beoordeelt en keurt goed, stuurt terug of wijst af binnen de deadline.
De flow loopt door
Elke stap wordt in volgorde afgerond. De aanvrager volgt de status zelf, zonder het aan HR te vragen.
Goedgekeurd: actie start
De laatste goedkeuring sluit de aanvraag af en start, waar ingesteld, automatisch de volgende actie.
Voor veel types is de goedkeuring de trigger. Een goedgekeurde aanwervingsaanvraag start de hire flow in Employee lifecycle, een laptopaanvraag maakt de toewijzing in Asset management, een verlofaanvraag landt in Popay Leave, en een opleidingsaanvraag wordt een inschrijving in Popay Learn. Het goedkeuringsspoor blijft eraan hangen als gebeurtenissenhistoriek.
Niets verloren, iedereen op de hoogte
Elke aanvraag volgt een vast pad: het juiste formulier, de juiste goedkeurders, de juiste deadlines. Een manager kan er een indienen namens iemand uit het eigen team. Iedereen behoudt zicht op de eigen afgehandelde aanvragen, lang nadat ze zijn afgesloten. En een goedgekeurde wijziging van iemands gegevens wordt rechtstreeks in het record verwerkt. Wat een inbox vol eenmalige gunsten was, wordt een reeks processen die je kunt vertrouwen en aantonen.
Elke aanvraag een proces. Traceerbaar van begin tot eind.
Geef elke aanvraag een pad
Een formulier, de juiste goedkeurders, een deadline en een spoor, voor elk aanvraagtype dat je organisatie kent, van een verlofdag tot een nieuwe medewerker.
Boek een demo →