Elke aanvraag bij de juiste goedkeurder
Een verlofaanvraag die in de inbox van één manager blijft hangen. Een wijziging van bankgegevens op een formulier dat niemand indiende. Een vraag over een nieuwe medewerker, drie antwoorden diep begraven in een mailthread. Als aanvragen draaien op e-mail, geheugen en opvolging, blijven ze steken, raken ze zoek of komen ze terug met de helft van de velden leeg. Aanvraagbeheer geeft elke aanvraag een formulier, de juiste goedkeurders en een spoor.
Wanneer aanvragen in inboxen blijven hangen
Een aanvraag is klein tot het de vijfde is deze week die vastloopt. Informeel geregeld, dit is wat het kost.
Een formulier voor elke aanvraag, geen vaste lijst
Aanvraagbeheer is niet gebouwd rond een vast menu van aanvraagtypes. Het is een framework: elk type heeft een eigen formulier, eigen velden en eigen goedkeurders, breed genoeg voor elk proces dat een aanvraag en een goedkeuring nodig heeft.
Personeelsprocessen
Persoonlijke wijzigingen
Tijdgerelateerd
Operationeel
Documenten
Elk proces dat je nodig hebt
Flows die bij het proces passen, geen vaste hiërarchie
Elk aanvraagtype heeft een eigen goedkeuringsflow, met één of meerdere niveaus. Elke rol kan goedkeurder zijn: een afdelingshoofd, een financieel controller, een security officer. Niet alleen de directe manager. Goedkeurders kunnen goedkeuren, afwijzen of terugsturen met commentaar, zodat de aanvrager precies weet wat er aangepast moet worden.
Elke stap kan een deadline dragen, met herinneringen vooraf en escalatie wanneer die verstrijkt, zodat een aanvraag nooit vastloopt omdat één persoon niet beschikbaar is. Wie de goedkeurder is, volgt uit het roleigenaarschap dat in Organisatiebeheer is bepaald.
De juiste goedkeurder, een deadline, een spoor. Niets blijft in een inbox liggen.
Van aanvraag tot afhandeling, in vier stappen
Een gestructureerde, traceerbare workflow, zonder extra wrijving voor wie ermee werkt.
Aanvraag ingediend
Een gemachtigde gebruiker dient in via het ingestelde formulier: de juiste velden, bijlagen en context voor dat type.
Goedkeurder verwittigd
De eerste goedkeurder krijgt een taak, beoordeelt en keurt goed, stuurt terug of wijst af binnen de deadline.
Het verloop gaat verder
Elke stap wordt in volgorde afgerond. De aanvrager volgt de status zelf, zonder het aan HR te vragen.
Goedgekeurd: actie start
De laatste goedkeuring sluit de aanvraag af en start, waar ingesteld, automatisch de volgende actie.
Goedkeuring is het begin, niet het einde
Voor veel aanvraagtypes is de goedkeuring de trigger voor wat volgt. Geen manuele overdracht, geen herinvoer. Een goedgekeurde aanvraag voor een nieuwe medewerker start de aanwervingsflow; een goedgekeurde functiewijziging zet de overstap in gang; een goedgekeurde aanvraag voor een laptop of badge maakt de toewijzingstaak aan.
De aanvraag wordt de openingszet van een breder proces, georkestreerd door Lifecycle van de medewerker, met de uitrusting geregeld in Asset management. Het volledige goedkeuringsspoor blijft gekoppeld als gebeurtenishistoriek.
Hier goedgekeurd. Overal gestart waar nodig.
Niets verloren, iedereen op de hoogte
Elke aanvraag volgt een vast pad: het juiste formulier, de juiste goedkeurders, de juiste deadlines. En elke actie wordt gelogd. Aanvragers zien hun eigen status in realtime, zodat HR geen statusloket meer is. Wat een inbox vol eenmalige gunsten was, wordt een reeks processen die je kunt vertrouwen en aantonen.
Een proces, geen gunst. Traceerbaar van begin tot eind.
Onderdeel van Core HR
Aanvraagbeheer is de inkomende rand van het Core HR-record, waar iemand iets vraagt en een proces begint. Het werkt nauw samen met:
Geef elke aanvraag een pad
Een formulier, de juiste goedkeurders, een deadline en een spoor, voor elk aanvraagtype dat je organisatie kent, van een verlofdag tot een nieuwe medewerker.
Vraag een demo aan →