Chaque demande, au bon approbateur
Une demande de congé qui traîne dans la boîte mail d'un seul manager. Un changement de coordonnées bancaires sur un formulaire que personne n'a classé. Une question sur une nouvelle embauche enterrée trois réponses plus loin dans un fil. Quand les demandes reposent sur l'e-mail, la mémoire et les relances, elles calent, se perdent ou reviennent avec la moitié des champs vides. Gestion des demandes donne à chaque demande un formulaire, les bons approbateurs et une trace.
Quand les demandes vivent dans les boîtes mail
Une demande, c'est peu de chose, jusqu'à ce que ce soit la cinquième cette semaine à caler. Gérée de façon informelle, voilà ce qu'elle coûte.
Chaque type de demande a son propre formulaire
La gestion des demandes est un cadre : vous définissez vous-même les types de demandes, et chaque type a son propre formulaire, ses propres champs et ses propres approbateurs, assez large pour couvrir tout processus qui demande une requête et une validation.
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La validation revient au rôle qui peut en juger
Chaque type de demande porte son propre flux de validation, à un ou plusieurs niveaux, et n'importe quel rôle peut être validateur : un responsable de département, un contrôleur financier, un responsable sécurité, le manager direct. Les validateurs approuvent, refusent, ou renvoient avec un commentaire pour que le demandeur sache exactement quoi corriger. Chaque étape peut porter une échéance, avec des rappels avant et une escalade après.
Aujourd'hui une demande passe souvent par les RH, même quand les RH ne peuvent pas en juger : un ordinateur portable relève de l'IT, une voiture de société du gestionnaire de flotte, un changement de fonction du manager qui porte le rôle. Qui valide découle de la propriété du rôle définie dans Gestion de l'organisation, et les RH gardent la vue complète sur tout ce qui court, revient ou est clôturé, y compris les flux qu'elles n'ont jamais touchés.
Le bon validateur, une échéance, une trace. Rien n'attend dans une boîte mail.
De la demande à la résolution, en quatre étapes
Un flux de travail structuré et traçable, sans ajouter de friction pour ceux qui l'utilisent.
Demande soumise
Un utilisateur autorisé soumet via le formulaire configuré : les bons champs, pièces jointes et le contexte propres à ce type.
Approbateur notifié
Le premier approbateur reçoit une tâche, examine, puis approuve, renvoie ou refuse avant l'échéance.
Le flux avance
Chaque étape se termine dans l'ordre. Le demandeur suit lui-même le statut, sans avoir à interroger les RH.
Approuvée : l'action se déclenche
L'approbation finale clôture la demande et, là où c'est configuré, déclenche automatiquement l'action suivante.
Pour beaucoup de types, la validation est le déclencheur. Une demande d'embauche approuvée lance le flux d'embauche dans Employee lifecycle, une demande d'ordinateur crée l'attribution dans Asset management, une demande de congé arrive dans Popay Leave, et une demande de formation devient une inscription dans Popay Learn. La trace de validation reste attachée comme historique d'événements.
Rien de perdu, tout le monde au courant
Chaque demande suit un chemin défini : le bon formulaire, les bons approbateurs, les bonnes échéances. Un manager peut en introduire une au nom d'un membre de son équipe. Chacun garde la vue sur les demandes qu'il a traitées, longtemps après leur clôture. Et une modification approuvée des données d'une personne est écrite directement dans son dossier. Ce qui était une boîte mail pleine de faveurs ponctuelles devient un ensemble de processus fiables et démontrables.
Chaque demande, un processus. Traçable de bout en bout.
Donnez un chemin à chaque demande
Un formulaire, les bons approbateurs, une échéance et une trace, pour chaque type de demande de votre organisation, d'un jour de congé à une nouvelle embauche.
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