Sachez ce que vous possédez. Sachez qui l'utilise.
Personne ne sait vraiment combien d'ordinateurs portables l'entreprise possède, ni qui les détient. Un partant s'en va avec un téléphone toujours rattaché au compte. Un leasing auto se renouvelle à partir d'un fichier que quelqu'un a oublié de mettre à jour. Le matériel remis, c'est de l'argent de l'entreprise entre les mains des collaborateurs. La gestion des actifs garde chaque actif remis sur la fiche du collaborateur, du jour où il est confié au jour où il revient.
Ce que vous ne voyez pas, vous ne pouvez pas le gérer
Les actifs sont faciles à distribuer et faciles à perdre de vue. Suivis hors plateforme, voilà ce que ça coûte.
Un registre : chaque actif, sur la fiche
Chaque actif remis est enregistré avec sa catégorie, son étiquette, son numéro de série, son statut, son emplacement et son fournisseur, recherchable et filtrable, et lié au collaborateur qui le détient. L'historique complet des attributions reste sur la fiche de chaque personne, actuelles et passées, pour que vous sachiez toujours ce qui est allé où et quand c'est revenu.
Les collaborateurs voient leurs propres actifs attribués en libre-service, ce qui est enregistré à leur nom, sans un e-mail à l'IT. Le statut est explicite et journalisé : Actif, En réparation, En stock, Retiré, Perdu, Mis au rebut. Aucun actif n'est attribué pendant qu'il est en entretien.
Une seule source pour le matériel. Quoi, où, qui et ce que ça vaut.
Chaque étape de la vie d'un actif
Un actif, c'est plus que la personne qui le détient. Il porte des documents, une valeur, un fournisseur et un historique d'entretien. Tout cela vit sur la fiche de l'actif.
Documents et validité
Factures d'achat, garanties, assurances, contrats de leasing : stockés sur l'actif, avec des alertes avant qu'une garantie ou une échéance de leasing n'expire.
Amortissement
Valeur d'achat, méthode et valeur résiduelle enregistrées par actif et mises à jour tout au long de sa vie. Un chiffre partagé pour la planification RH et la finance, pas deux.
Fournisseur et leasing
Chaque actif lié à son fournisseur ou à sa société de leasing, avec les références de contrat sur la fiche. Les programmes de leasing auto multi-prestataires suivis comme des catégories à part entière.
Entretien
Chaque entretien journalisé avec date, coût et résultat. Quand un intervalle arrive à échéance, la tâche est créée automatiquement et l'actif bascule sur « En réparation ».
Attribué, déplacé et récupéré, piloté par l'événement
Une attribution peut démarrer de trois façons : un gestionnaire d'actifs l'attribue directement, un collaborateur en fait la demande dans Gestion des demandes, ou un événement du Cycle de vie du collaborateur la déclenche : une nouvelle recrue générant les tâches ordinateur portable, GSM et badge ; un départ signalant tout pour récupération.
La gestion des actifs ne rejoue pas cette orchestration. C'est ici que vivent l'actif, son statut et son historique complet. Le déclenchement, c'est l'affaire du cycle de vie ; le registre, c'est celle de ce module.
L'événement déplace l'actif. Le registre se souvient de chaque déplacement.
Les actifs que vous remettez vs. les habilitations qu'une personne détient
Un test simple garde les choses nettes : si vous le remettez et voulez le récupérer, c'est un actif : un ordinateur portable, un GSM, un badge d'accès, une voiture de société. Si la personne doit le détenir et que vous devez le garder valide, c'est une habilitation : un permis de travail, une pièce d'identité valide, un permis de conduire pour cette voiture de société, une inscription professionnelle. Les habilitations vivent dans Vérification & conformité, où leur validité est surveillée. Les deux vont souvent de pair : la voiture est un actif ; le permis pour la conduire est une habilitation. Mais chacune est suivie à sa juste place.
L'argent de l'entreprise, justifié
Quand chaque actif se trouve sur la même fiche que la personne qui le détient, les questions qui prenaient une journée trouvent leurs propres réponses : que possédons-nous, qui l'a, combien ça vaut, qu'est-ce qui doit passer en entretien et qu'est-ce qui doit encore revenir. Pas de fichier parallèle, pas de rapprochement avec l'IT. Une seule source que les RH et la finance lisent toutes deux.
De l'attribution au retour. Sur la fiche, tout du long.
Fait partie de Core HR
La gestion des actifs est le registre que la fiche Core HR consulte pour tout ce que vous remettez. Elle fonctionne étroitement avec :
Cycle de vie du collaborateur →
Déclenche les tâches d'attribution et de récupération à l'arrivée, la mutation et le départ.
Gestion des demandes →
Où une demande d'actif est introduite et approuvée.
Vérification & conformité →
Où les habilitations, permis, licences, pièces d'identité, sont maintenues valides.
Mettez chaque actif sur la fiche
Du jour où il est remis au jour où il est rendu, un seul registre que les RH et la finance partagent, avec les tâches qui le font circuler déclenchées par l'événement.
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