Sachez ce que vous possédez. Sachez qui l'utilise.
Personne ne sait vraiment combien d'ordinateurs portables l'entreprise possède, ni qui les détient. Un partant s'en va avec un téléphone toujours rattaché au compte. Un leasing auto se renouvelle à partir d'un fichier que quelqu'un a oublié de mettre à jour. Le matériel remis, c'est de l'argent de l'entreprise entre les mains des collaborateurs. Asset management garde chaque actif remis sur la fiche du collaborateur, du jour où il est confié au jour où il revient.
Ce que vous ne voyez pas, vous ne pouvez pas le gérer
Les actifs sont faciles à distribuer et faciles à perdre de vue. Suivis hors plateforme, voilà ce que ça peut coûter.
Un registre : chaque actif, sur la fiche du collaborateur
Chaque actif remis sur la fiche du collaborateur : catégorie, étiquette, numéro de série, statut, emplacement et fournisseur, lié à la personne qui le détient. L'historique des attributions y reste aussi, pour que vous sachiez ce qui est allé où et quand c'est revenu.
Les collaborateurs voient leurs propres actifs en libre-service, avec la garantie et le manuel au même endroit que leurs fiches de paie et contrats, et des rôles qui décident qui voit quoi. Aucun actif n'est attribué pendant qu'il est en entretien.
Une seule source pour le matériel. Quoi, où, qui et ce que ça vaut.
Chaque étape de la vie d'un actif
Un actif, c'est plus que la personne qui le détient. Il porte des documents, une valeur, un fournisseur et un historique d'entretien. Tout cela vit sur la fiche de l'actif.
Documents et validité
Factures d'achat, garanties, assurances, contrats de leasing : stockés sur l'actif, avec les dates de fin de garantie et de leasing.
Amortissement
Valeur d'achat, méthode et valeur résiduelle enregistrées par actif et mises à jour tout au long de sa vie. Un chiffre partagé que la planification RH et la finance utilisent toutes deux.
Fournisseur et leasing
Chaque actif lié à son fournisseur ou à sa société de leasing, avec les références de contrat sur la fiche. Les programmes de leasing auto multi-prestataires suivis comme des catégories à part entière.
Entretien
Chaque entretien journalisé avec date, coût et résultat. Quand un intervalle arrive à échéance, la tâche est créée automatiquement. Par catégorie, vous définissez qui en est informé : le collaborateur concerné, un administrateur, ou les deux.
Attribué, déplacé et récupéré, piloté par l'événement
Une attribution peut démarrer de trois façons : un gestionnaire d'actifs l'attribue directement, un collaborateur en fait la demande dans Gestion des demandes, ou un événement d'Employee Lifecycle la déclenche : une nouvelle recrue générant les tâches ordinateur portable, GSM et badge ; un départ qui liste ce qui doit revenir. Si un parcours d'onboarding est relancé, un contrôle sur les doubles attributions empêche qu'un deuxième ordinateur portable parte.
L'événement déplace l'actif. Le registre se souvient de chaque déplacement.
Les actifs que vous remettez vs. les habilitations qu'une personne détient
Un test simple garde les choses nettes : si vous le remettez et voulez le récupérer, c'est un actif : un ordinateur portable, un GSM, un badge d'accès, une voiture de société. Si la personne doit le détenir et que vous devez le garder valide, c'est une habilitation : un permis de travail, une pièce d'identité valide, un permis de conduire pour cette voiture de société, une inscription professionnelle. Les habilitations vivent dans Vetting, où leur validité est surveillée. Les deux vont souvent de pair : la voiture est un actif ; le permis pour la conduire est une habilitation. Mais chacune est suivie à sa juste place.
Un seul registre, quatre départements
Quand chaque actif se trouve sur la même fiche que la personne qui le détient, les questions qui prenaient une journée trouvent leurs propres réponses : que possédons-nous, qui l'a, combien ça vaut, qu'est-ce qui doit passer en entretien et qu'est-ce qui doit encore revenir. Pas de fichier parallèle, pas de rapprochement entre systèmes. Une seule source que les RH, l'IT, les services généraux et la finance lisent tous.
De l'attribution au retour. Sur la fiche du collaborateur, tout du long.
Mettez chaque actif sur la fiche du collaborateur
Du jour où il est remis au jour où il est rendu, un seul registre partagé, avec les tâches qui le font circuler déclenchées par l'événement.
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