Weet wat u bezit. Weet wie het heeft.
Niemand weet precies hoeveel laptops het bedrijf bezit, of wie ze onder zich heeft. Een vertrekker loopt de deur uit met een telefoon die nog op de rekening staat. Een autoleasing verlengt vanuit een spreadsheet die iemand vergat bij te werken. Uitgereikt materiaal is bedrijfsgeld in de handen van mensen. Asset management houdt elk uitgereikt actief op de personeelsfiche, van de dag dat het wordt overhandigd tot de dag dat het terugkomt.
Wat u niet ziet, kunt u niet beheren
Activa zijn makkelijk uit te reiken en makkelijk uit het oog te verliezen. Buiten het platform bijgehouden, dit is wat het kost.
Eén register: elk actief, op de fiche
Elk uitgereikt actief wordt vastgelegd met categorie, label, serienummer, status, locatie en leverancier, doorzoekbaar en filterbaar, en gekoppeld aan de medewerker die het onder zich heeft. De volledige toewijzingsgeschiedenis blijft op de fiche van elke persoon staan, actueel en verleden, zodat u altijd weet wat waar terechtkwam en wanneer het terugkeerde.
Medewerkers zien hun eigen toegewezen activa in self-service, wat op hun naam staat, zonder een e-mail naar IT. De status is expliciet en gelogd: Actief, In reparatie, In opslag, Buiten dienst, Verloren, Afgevoerd. Geen enkel actief wordt toegewezen terwijl het in onderhoud is.
Eén bron voor materiaal. Wat, waar, wie en wat het waard is.
Elke fase in het leven van een actief
Een actief is meer dan wie het onder zich heeft. Het draagt documenten, een waarde, een leverancier en een onderhoudsgeschiedenis. Dat alles staat op de fiche van het actief.
Documenten en geldigheid
Aankoopfacturen, garanties, verzekeringen, leasingcontracten: opgeslagen op het actief, met waarschuwingen voordat een garantie- of leasingdatum verloopt.
Afschrijving
Aankoopwaarde, methode en restwaarde per actief vastgelegd en bijgewerkt gedurende zijn hele leven. Eén gedeeld cijfer voor HR-planning en financiën, niet twee.
Leverancier en leasing
Elk actief gekoppeld aan zijn leverancier of leasingmaatschappij, met contractreferenties op de fiche. Autoleasingprogramma's met meerdere aanbieders worden als eigen categorieën bijgehouden.
Onderhoud
Elk onderhoud gelogd met datum, kosten en resultaat. Wanneer een interval verloopt, wordt de taak automatisch aangemaakt en springt het actief op “In reparatie”.
Toegewezen, verplaatst en teruggehaald, gestuurd door de gebeurtenis
Een toewijzing kan op drie manieren starten: een activabeheerder wijst het rechtstreeks toe, een medewerker vraagt het aan in Aanvraagbeheer, of een gebeurtenis in de Lifecycle van de medewerker zet het in gang: een nieuwe medewerker die taken voor laptop, GSM en badge activeert; een vertrek dat alles markeert voor terughaling.
Asset management draait die orkestratie niet opnieuw. Het is waar het actief, zijn status en zijn volledige geschiedenis leven. Het in gang zetten is de taak van de lifecycle; het register is die van dit onderdeel.
De gebeurtenis verplaatst het actief. Het register onthoudt elke verplaatsing.
Activa die u uitreikt vs. kwalificaties die iemand bezit
Een simpele test houdt dit helder: als u het uitreikt en terug wilt, is het een actief: een laptop, een GSM, een toegangsbadge, een bedrijfswagen. Als de persoon het moet bezitten en u het geldig moet houden, is het een kwalificatie: een werkvergunning, een geldig identiteitsbewijs, een rijbewijs voor die bedrijfswagen, een beroepsinschrijving. Kwalificaties leven in Screening & compliance, waar hun geldigheid wordt bewaakt. De twee gaan vaak samen: de wagen is een actief; het rijbewijs om ermee te rijden is een kwalificatie. Maar elk wordt op zijn eigen plek bijgehouden.
Bedrijfsgeld, verantwoord
Wanneer elk actief op dezelfde fiche staat als de persoon die het onder zich heeft, beantwoorden de vragen die vroeger een dag kostten zichzelf: wat bezitten we, wie heeft het, wat is het waard, wat moet in onderhoud en wat moet nog terugkomen. Geen parallelle spreadsheet, geen afstemming met IT. Eén bron die HR en financiën allebei lezen.
Van toewijzing tot teruggave. Op de fiche, de hele weg.
Onderdeel van Core HR
Asset management is het register dat de Core HR-fiche raadpleegt voor alles wat u uitreikt. Het werkt nauw samen met:
Lifecycle van de medewerker →
Zet de taken voor toewijzing en terughaling in gang bij indiensttreding, doorstroom en vertrek.
Aanvraagbeheer →
Waar een activa-aanvraag wordt ingediend en goedgekeurd.
Screening & compliance →
Waar kwalificaties, vergunningen, licenties, identiteitsbewijzen, geldig worden gehouden.
Zet elk actief op de fiche
Van de dag dat het wordt uitgereikt tot de dag dat het wordt teruggegeven, één register dat HR en financiën delen, met de taken die het in beweging brengen, gestuurd door de gebeurtenis.
Vraag een demo aan →