Weet wat je bezit. Weet wie het heeft.
Niemand weet precies hoeveel laptops het bedrijf bezit, of wie ze onder zich heeft. Een vertrekker loopt de deur uit met een telefoon die nog op de rekening staat. Een autoleasing verlengt vanuit een spreadsheet die iemand vergat bij te werken. Uitgereikt materiaal is bedrijfsgeld in de handen van mensen. Asset management houdt elk uitgereikt bedrijfsmiddel op de personeelsfiche, van de dag dat het wordt overhandigd tot de dag dat het terugkomt.
Wat je niet ziet, kun je niet beheren
Bedrijfsmiddelen zijn makkelijk uit te reiken en makkelijk uit het oog te verliezen. Buiten het platform bijgehouden, dit is wat het kan kosten.
Eén register: elk bedrijfsmiddel, op de personeelsfiche
Elk uitgereikt bedrijfsmiddel op de personeelsfiche: categorie, label, serienummer, status, locatie en leverancier, gekoppeld aan wie het onder zich heeft. De toewijzingsgeschiedenis blijft er ook staan, zodat je weet wat waar terechtkwam en wanneer het terugkeerde.
Medewerkers zien hun eigen bedrijfsmiddelen in self-service, met de garantie en de handleiding op dezelfde plek als hun loonbrieven en contracten, en rollen die bepalen wie wat ziet. Geen enkel bedrijfsmiddel wordt toegewezen terwijl het in onderhoud is.
Eén bron voor materiaal. Wat, waar, wie en wat het waard is.
Elke fase in het leven van een bedrijfsmiddel
Een bedrijfsmiddel is meer dan wie het onder zich heeft. Het draagt documenten, een waarde, een leverancier en een onderhoudsgeschiedenis. Dat alles staat op de fiche van het bedrijfsmiddel.
Documenten en geldigheid
Aankoopfacturen, garanties, verzekeringen, leasingcontracten: opgeslagen op het bedrijfsmiddel, met de vervaldata van garantie en leasing erbij.
Afschrijving
Aankoopwaarde, methode en restwaarde per bedrijfsmiddel vastgelegd en bijgewerkt gedurende zijn hele leven. Eén gedeeld cijfer dat HR-planning en financiën allebei gebruiken.
Leverancier en leasing
Elk bedrijfsmiddel gekoppeld aan zijn leverancier of leasingmaatschappij, met contractreferenties op de fiche. Autoleasingprogramma's met meerdere aanbieders worden als eigen categorieën bijgehouden.
Onderhoud
Elk onderhoud gelogd met datum, kosten en resultaat. Wanneer een interval verloopt, wordt de taak automatisch aangemaakt. Per categorie bepaal je wie daarvan bericht krijgt: de toegewezen medewerker, een beheerder, of allebei.
Toegewezen, verplaatst en teruggehaald, gestuurd door de gebeurtenis
Een toewijzing kan op drie manieren starten: een beheerder wijst het rechtstreeks toe, een medewerker vraagt het aan in Aanvraagbeheer, of een gebeurtenis in Employee Lifecycle zet het in gang: een nieuwe medewerker die taken voor laptop, GSM en badge activeert; een vertrek dat oplijst wat terug moet. Loopt een onboardingtraject een tweede keer, dan houdt een controle op dubbele toewijzing tegen dat er nog een laptop uitgaat.
De gebeurtenis verplaatst het bedrijfsmiddel. Het register onthoudt elke verplaatsing.
Bedrijfsmiddelen die je uitreikt vs. kwalificaties die iemand bezit
Een simpele test houdt dit helder: als je het uitreikt en terug wilt, is het een bedrijfsmiddel: een laptop, een GSM, een toegangsbadge, een bedrijfswagen. Als de persoon het moet bezitten en jij het geldig moet houden, is het een kwalificatie: een werkvergunning, een geldig identiteitsbewijs, een rijbewijs voor die bedrijfswagen, een beroepsinschrijving. Kwalificaties leven in Vetting, waar hun geldigheid wordt bewaakt. De twee gaan vaak samen: de wagen is een bedrijfsmiddel; het rijbewijs om ermee te rijden is een kwalificatie. Maar elk wordt op zijn eigen plek bijgehouden.
Eén register, vier afdelingen
Wanneer elk bedrijfsmiddel op dezelfde fiche staat als de persoon die het onder zich heeft, beantwoorden de vragen die vroeger een dag kostten zichzelf: wat bezitten we, wie heeft het, wat is het waard, wat moet in onderhoud en wat moet nog terugkomen. Geen parallelle spreadsheet, geen afstemming tussen systemen. Eén bron die HR, IT, facilities en financiën allemaal lezen.
Van toewijzing tot teruggave. Op de personeelsfiche, de hele weg.
Zet elk bedrijfsmiddel op de personeelsfiche
Van de dag dat het wordt uitgereikt tot de dag dat het wordt teruggegeven, één gedeeld register, met de taken die het in beweging brengen, gestuurd door de gebeurtenis.
Boek een demo →