Une conformité que vous pouvez prouver un mardi matin.
La preuve que vous êtes en conformité vit généralement dans des dossiers de formation, des contrats, des certificats et quantité de fichiers, chacun dans un système différent. Popay Compliance se pose sur les processus RH que vous menez déjà et les relie aux normes que vous devez respecter, de sorte que la preuve existe parce que le travail a eu lieu.
Vous êtes probablement en conformité. C'est le prouver qui est difficile
Les obligations elles-mêmes sont rarement le problème. Les checklists d'onboarding sont complétées, les formations suivies, les contrats signés. Ce qui manque, c'est la couche au-dessus : un seul endroit où chaque obligation est enregistrée, suivie et prouvée.
La preuve se trouve dans des dossiers de formation, des contrats, des certificats et une pile de fichiers, chacun dans un système différent.
Popay Conformité: Chaque exigence pointe vers une activité que vos processus bouclent déjà, de sorte que la preuve se constitue là où le travail se fait.
Personne ne peut dire à quel point vous êtes en conformité en ce moment.
Popay Conformité: Un seul taux, mesuré face à chaque norme active, avec une cible et douze mois de tendance derrière lui.
Chaque audit devient un projet : la preuve est reconstituée à la main, sous pression, par ceux qui en ont le moins le temps.
Popay Conformité: Le dossier se construit en un clic, et vous pouvez le laisser se faire tout seul chaque trimestre.
Les règles bougent sans cesse. CSRD, transparence salariale, le règlement sur l'IA.
Popay Conformité: Elles figurent dans le registre des normes, aux côtés du RGPD, d'ISO 27001, de SOC 2 et de vos propres politiques, préconfigurées sur demande.
Une couche de preuve au-dessus du travail que vous faites déjà
La conformité se pose sur vos processus RH : elle relie les activités que vous menez déjà aux normes que vous devez respecter, et transforme le résultat en un chiffre et un dossier que vous pouvez remettre.
Cela commence dans Employee lifecycle
Chaque exigence pointe vers une activité d'un profil d'arrivée, de départ ou de mobilité, affiné par population. Dès que cette activité est terminée, qu'une personne l'ait cochée ou qu'un système l'ait traitée, cet achèvement est la preuve.
Normes et exigences
Une norme, un ensemble d'exigences, chacune reliée à une activité, marquée obligatoire ou indicative, avec une échéance et, là où cela compte, une pièce justificative attendue. Les normes reconnues peuvent être livrées préconfigurées sur demande.
Un taux, et où ça casse
Sur tous les processus en cours, dans combien chaque étape obligatoire a-t-elle eu lieu à temps. Vous voyez ce chiffre face à votre propre cible et sur douze mois, par type de processus. S'il baisse, la carte de chaleur montre quelle étape en est la cause.
Le dossier d'audit scellé
Un fichier par trimestre qu'un auditeur peut lire d'emblée : quelles normes s'appliquent, où vous en êtes, et les preuves sous chaque chiffre. Vous décidez du niveau de détail et des données personnelles qui restent masquées. Le dossier ne se scelle qu'une fois que tous ceux qui doivent signer ont signé, dans l'entreprise et en dehors.
Scellé, signé, et vérifié longtemps après
Chaque trimestre, vous rassemblez le registre des normes, la tendance, l'audit RGPD et les preuves qui les fondent en un seul dossier.
Rien ne doit être rassemblé au préalable, car les preuves se sont constituées d'elles-mêmes tout au long du trimestre. Un clic et il est généré, ou vous le laissez se générer tout seul, trimestre après trimestre.
Une fois scellé, il est figé. Tous les dossiers scellés sont réunis au même endroit, où Popay continue de vérifier les sommes de contrôle et les signatures et consigne qui a ouvert ou téléchargé lequel. Vous fixez leur durée de conservation, et une correction arrive comme une nouvelle version qui renvoie à celle qu'elle remplace.
Chaque rôle a une tâche claire
Pour le directeur RH
Pour le responsable conformité
Pour le manager
Pour le délégué à la protection des données
Pour l'auditeur, interne ou externe
Questions fréquentes
Comment le taux de conformité est-il calculé ?+
C'est la part des dossiers où chaque étape obligatoire a été bouclée à temps, mesurée face à la cible que vous fixez vous-même. Chaque trimestre, l'état est enregistré, avec douze mois de tendance par type de processus, si bien que vous voyez le chiffre monter ou descendre avant que quelqu'un ne le demande.
Popay Compliance couvre-t-il des normes comme la CSRD, la transparence salariale et l'AI Act ?+
Vous construisez vos propres normes et leurs exigences, et sur demande nous livrons des normes reconnues préconfigurées. Chaque exigence pointe vers une activité qui tourne déjà dans vos processus RH, si bien que vous consignez ce que vous devez démontrer sans monter un chantier distinct.
Cela fonctionne-t-il si nos processus RH tournent hors de Popay ?+
La conformité lit les activités dans les modules Popay, en premier lieu dans Employee lifecycle. Si un processus tourne dans un autre système, cette information arrive via Popay Connect. Ce qui n'est enregistré nulle part ne peut pas non plus être démontré.
Un auditeur peut-il vérifier le dossier lui-même ?+
Oui. La somme de contrôle et les signatures voyagent avec le dossier, si bien que celui qui le reçoit peut établir lui-même qu'il est intact. Le registre des normes, la tendance et les preuves sous-jacentes sont dans le même ensemble.
Compliance est-il un module à part, ou fait-il partie de Core HR ?+
C'est une couche au-dessus des modules que vous utilisez déjà. Elle lit ce qui se passe dans le flux ordinaire de vos équipes et en fait le chiffre et le dossier. Vos équipes continuent de travailler dans les écrans qu'elles connaissent.
Curieux de voir à quoi ressemblerait votre taux de conformité ?
Nous parcourons ensemble vos normes, vos processus et le contenu d'un dossier scellé.