Popay Core : le dossier unique sur lequel repose toute votre RH
Dans beaucoup d'organisations, les données du personnel restent dispersées entre des tableurs, un système plus ancien et des fichiers séparés tenus par différents managers. Popay Core est le dossier gouverné unique de chaque collaborateur : données personnelles, contrats et structure organisationnelle, tenus à jour dans le temps.
Ça vous parle ?
Avant d'être un problème de stratégie, des données dispersées sont un problème quotidien. Dans beaucoup d'organisations, cela ressemble à ceci.
Des données dispersées ne sont pas qu'un désagrément : c'est un risque
Rassembler les données du personnel dans un dossier gouverné n'est pas de l'administratif. Voici une partie de ce que cela rend possible.
Des données éparpillées entre tableurs et boîtes mail sont des données que vous ne pouvez ni protéger ni prouver. Un dossier gouverné réduit l'exposition et rend le RGPD et l'audit défendables.
Les arrivées, mobilités et départs déclenchent eux-mêmes les bonnes tâches. Pas de double saisie, pas de relances.
Validations, paie, congés. Tout processus qui traverse les domaines a besoin d'une seule source plutôt que de cinq.
Toute IA que vous adoptez ne vaut que ce que valent les données sous-jacentes. Un dossier propre et consolidé est le socle dont elle aura besoin.
Un seul dossier, et il retient chaque changement
Popay Core est votre système de référence opérationnel : les données, contrats, fonctions et place dans l'organisation de chaque collaborateur. Fini de se demander quel tableur est le bon.
Popay Core conserve chaque changement, daté. Un contrat, un avenant, une suspension, un changement d'organisation : chacun est conservé avec sa date d'effet, de sorte que la paie, les congés et le reporting sont exacts à n'importe quelle date, et votre historique est défendable.
Un seul dossier pour chaque employé. Exact aujourd'hui, et exact pour toute date passée.
Exact pour tout moment dans le temps
Corrections de paie, changements rétroactifs, soldes de congés, audits : chacun doit savoir ce qui était vrai à une date précise. Popay Core enregistre chaque changement avec sa date d'effet, si bien que la réponse se trouve toujours dans le dossier.
Embauché
Contrat à temps plein. Le point de départ du dossier.
Promotion
Nouvelle fonction et nouveau salaire, enregistrés avec leur date d'effet.
Pause carrière
Enregistrée comme une pause plutôt que supprimée.
Retour
Reprend là où il s'était arrêté, historique complet intact.
Et quand un partant revient ? La plupart des systèmes traitent un employé qui revient comme un inconnu : ressaisi de zéro, ancienneté et historique perdus. Ici, le dossier le connaît déjà : une réembauche conserve tout son historique intact.
Ce qui en fait un dossier fiable
Trois choses définissent le dossier. Tout le reste de Popay Core s'appuie dessus, et chaque capacité est détaillée plus bas.
Un seul dossier employé
Un dossier maître par collaborateur, dans lequel toute la plateforme lit et écrit.
Chaque changement, daté
Daté par conception, de sorte que toute date passée est exacte et votre historique défendable.
Multi-entité, multi-pays
Un dossier unique pour toutes vos entités et tous vos pays, en anglais, néerlandais, français et arabe. Modélisez vos structures juridique, fonctionnelle et analytique côte à côte, pour que les accès et la responsabilité suivent la structure plutôt que la personne.
Ce que fait Popay Core, en détail
Le dossier est le socle. Voici les capacités qui tournent dessus. Chacune fait l'objet d'un examen plus approfondi.
Cycle de vie du collaborateur
Arrivée, mobilité et départ. Chaque événement d'emploi déclenche les bonnes étapes, des données d'embauche au retrait des accès, pour que rien ne dépende de la mémoire de quelqu'un.
Voyez comment le cycle de vie fonctionne →Gestion des demandes
Chaque demande au bon validateur, à chaque fois. Des processus structurés avec leur propre chaîne de validation, plutôt que des fils de mails et des tickets introuvables.
Voyez le parcours d'une demande →Asset management
Sachez ce que vous possédez et qui le détient. Ordinateurs, téléphones, badges et véhicules liés au dossier du collaborateur, remis à l'arrivée et repris au départ.
Découvrir →Gestion de l'organisation
Faites de l'organigramme la colonne vertébrale des accès et de la responsabilité des processus. Des rôles par processus, et des accès accordés, recalculés et retirés au fil des arrivées, mobilités et départs.
Découvrez la structure →Cadre de validation
Chaque changement est contrôlé au moment de la saisie, au regard de l'intégrité des données, de la législation et de vos propres règles, pour que vous le corrigiez à la source plutôt qu'au prochain audit.
Voyez ce qu'il contrôle →Vetting
Certificats, références et contrôles d'antécédents recueillis avant le premier jour, puis surveillés en continu pour qu'une échéance soit signalée avant de devenir un problème.
Découvrir →La paie, sans ressaisie
Popay Core contient les données salariales, les éléments de paie et les centres de coûts sur lesquels la paie repose. Les règles de paie légales, propres à chaque pays, sont gérées de façon centrale et tenues à jour, si bien que les données qui partent sont déjà correctes.
Trois façons de la gérer, toutes lisant et écrivant dans le même dossier.
Payroll Hub
Gardez votre prestataire. Popay Core le tient synchronisé, et les erreurs sont détectées avant l'envoi du fichier.
Popay Payroll
Nous assurons nous-mêmes le brut-net, configuré selon la loi locale plutôt qu'ajouté après coup.
Voyez comment ça marche →Managed payroll services
Confiez-nous le traitement complet. Même dossier, mêmes données, nous faisons le travail.
Voyez comment ça marche →Commencez par le dossier. Étendez à votre rythme.
La plateforme Popay HR est modulaire, et Popay Core est le point de départ de la plupart des organisations. Vous ajoutez le reste quand vous êtes prêt.
Commencez
Utilisez Popay Core comme système de référence : un dossier exact, votre structure organisationnelle et le self-service dès le premier jour.
Ajoutez
Ajoutez Payroll, Time, Leave, Docs, Perform, Learn ou Insight quand cela vous convient. Les nouveaux modules arrivent sur le même dossier.
Grandir
Tout continue de tourner sur un seul dossier : rien n'est ressaisi et le reporting reste fiable à mesure que vous ajoutez.
À quoi cela ressemble dans chaque rôle
Collaborateurs, managers et RH travaillent tous dans le même dossier. Chacun voit ce dont son rôle a besoin, et rien de plus.
Pour les employés
Pour les managers
Pour les RH
Questions fréquentes
Que contient exactement le dossier ?+
Données personnelles, contrats, fonctions, horaire de travail, données salariales, éléments de paie et centres de coûts. Un dossier maître par collaborateur dans lequel toute la plateforme lit et écrit.
Pouvons-nous reprendre nos données du personnel existantes ?+
Oui. Nous migrons vos données de personnel et de paie existantes avec notre propre outil de migration, pour que vous démarriez avec votre historique en place plutôt qu'avec un système vide.
Combien de temps faut-il pour démarrer ?+
L'activation consiste à ouvrir une licence et peut se faire en une journée. Ce qui prend du temps, ce sont vos données et votre configuration : la structure organisationnelle, les types de contrats et les règles qui s'appliquent chez vous.
Comment gère-t-il les changements de contrat et l'historique ?+
Historisé à date d'effet. Chaque contrat, avenant, suspension et changement d'organisation est daté et conservé, pour que payroll, leave et reporting soient exacts à tout moment, et vous pouvez toujours montrer ce qui était vrai, et quand.
Que se passe-t-il quand quelqu'un part et revient ?+
La plupart des systèmes traitent un collaborateur qui revient comme un inconnu, ressaisi de zéro avec perte d'ancienneté et d'historique. Ici, le dossier le connaît déjà : une réembauche conserve tout son historique.
Que se passe-t-il quand un changement enfreint une règle ?+
Chaque changement est contrôlé au moment de la saisie, au regard de l'intégrité des données, de la législation et de vos propres règles. Certains contrôles bloquent le changement, d'autres avertissent, d'autres signalent seulement, chacun avec une raison claire.
Les employés et les managers peuvent-ils se servir eux-mêmes ?+
Oui. Les collaborateurs mettent à jour eux-mêmes leur adresse, leur compte bancaire, leur personne à contacter et leurs personnes à charge, et chaque changement suit le circuit que vous configurez, directement ou avec validation. Les managers voient leur équipe plutôt que toute l'organisation, et valident les changements au même endroit. Ce qu'un manager peut voir suit la structure organisationnelle et peut être restreint davantage si nécessaire.
Fonctionne-t-il à travers les pays, les entités et les langues ?+
Oui, un seul dossier à travers plusieurs entités et pays, en anglais, néerlandais, français et arabe, ce qui vous donne une vue groupe consolidée plutôt qu'un patchwork de systèmes locaux.
Se connecte-t-il à notre prestataire de paie ?+
Oui. Payroll Hub maintient Popay Core et votre prestataire de paie synchronisés, comme Attentia, ADP, Prisma ou SD Worx. Données salariales, éléments de paie et centres de coûts circulent sans ressaisie.
Se connecte-t-il au reste de nos systèmes ?+
Oui. Les systèmes que vous utilisez déjà gardent leur place plutôt que d'être remplacés : données du personnel, structure organisationnelle et changements de contrat circulent vers les applications qui en ont besoin.
Où les données sont-elles hébergées, et est-ce conforme au GDPR ?+
Les données sont hébergées dans l'UE sur Oracle Cloud Infrastructure, avec des accès basés sur les rôles, un traitement conforme au GDPR et une piste d'audit complète.
Pouvons-nous récupérer nos données ?+
Vos données restent les vôtres, et nous les récupérons avec le même outil de migration qui sert à les importer. Changer de prestataire de paie, ajouter un pays ou déplacer un marché d'un modèle à l'autre ne signifie pas non plus repartir de zéro.
Le socle sur lequel repose toute la suite
Chaque module lit et écrit dans le même dossier.
Commencez avec un dossier fiable
Que vous veniez de tableurs ou que vous remplaciez un système qui ne suit plus, Popay Core vous donne un dossier exact, juste aujourd'hui et pour toute date passée, sur lequel tout le reste repose.
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