- Client : World Vision Ghana
- Pays : Ghana, bureau d’Accra
- Secteur : organisation humanitaire à but non lucratif
- Porte-parole : Akua Mensah, P&C Director
- Solution : Popay Payroll, le logiciel de paie en ligne développé par Popay
En bref. World Vision Ghana, organisation humanitaire à but non lucratif, gère sa paie avec Popay Payroll. Popay a ajouté des notifications en temps réel à son circuit de validation de la paie : chaque relecteur et approbateur est prévenu dès qu’une paie attend son action. Les rapports de paie sortent désormais en Microsoft Excel, en plus de CSV et PDF, et le rapport de déclaration fiscale de la Ghana Revenue Authority fait partie des prochaines améliorations.
Les retards de paie ne commencent pas toujours par un calcul.
Parfois, la paie est prête à avancer, mais le relecteur ou l’approbateur ne sait pas qu’une action l’attend.
Pour World Vision Ghana, deux points devaient progresser : les notifications du circuit de validation et la production des rapports de paie. Les relecteurs et approbateurs avaient besoin de plus de visibilité et d’être prévenus rapidement des actions en attente, et l’organisation avait besoin de formats de rapport plus souples et plus stables.
Avec Popay, World Vision Ghana a mis en place des notifications en temps réel dans son circuit de paie et élargi ses formats de rapport.
Le défi : faire avancer le circuit de paie
Un cycle de paie peut faire intervenir plusieurs relecteurs, approbateurs et responsables de processus. Chacun doit agir au bon moment pour que la paie avance comme prévu.
Sans notification au bon moment, une tâche en attente peut passer inaperçue, et le risque de retard inutile augmente.
World Vision Ghana avait aussi besoin de plus de souplesse dans ses rapports de paie. Les fichiers CSV et PDF restaient utiles, mais Microsoft Excel était nécessaire pour manipuler plus facilement les rapports et préparer les futures exigences de présentation réglementaire.
L’organisation devait donc :
- Prévenir les relecteurs et approbateurs quand une action de paie demande leur attention
- Permettre d’agir à temps à chaque étape du circuit de paie
- Élargir les formats de rapport de paie disponibles
- Rendre la structure des rapports plus stable et plus souple
- Préparer les rapports aux futures exigences de présentation réglementaire
La réponse de Popay : des notifications au bon moment
Popay a ajouté des notifications en temps réel dans le circuit de paie de World Vision Ghana.
Les relecteurs et approbateurs sont désormais prévenus quand une action est attendue de leur part. Chacun voit mieux ce qui lui revient, et la paie avance sans attente évitable.
La notification fait partie du circuit de validation de la paie lui-même, pas d’une étape de plus qu’il faudrait penser à faire.
Popay a aussi élargi la production des rapports. En plus des formats CSV et PDF, les rapports de paie peuvent maintenant être produits dans Microsoft Excel.
Le format Excel offre plus de souplesse et prépare les futures exigences de présentation réglementaire, par exemple l’ajout d’éléments comme des logos officiels. Il rend aussi la structure des rapports de paie plus stable.
Le résultat : des actions plus claires et des rapports plus souples
Les améliorations ont des effets concrets pour World Vision Ghana :
- Des notifications en temps réel : les relecteurs et approbateurs sont prévenus quand une action de paie demande leur attention.
- Des actions plus rapides : les notifications aident chacun à répondre sans retard inutile.
- Un circuit plus visible : chaque participant sait mieux quand son intervention est attendue.
- Plus de formats de rapport : les rapports de paie existent en Microsoft Excel, en plus de CSV et PDF.
- Des rapports plus souples : les fichiers Excel s’adaptent plus facilement aux besoins opérationnels et de présentation.
- Une structure de rapport plus stable : le format supplémentaire rend la préparation et l’usage des rapports plus cohérents.
- Une base pour la présentation réglementaire : le format Excel permet d’ajouter des éléments comme des logos et d’autres alignements demandés.
Ensemble, ces améliorations donnent à World Vision Ghana plus de visibilité sur son circuit de paie et plus de maîtrise sur la façon dont les informations de paie sont produites et présentées.
La suite
World Vision Ghana compte poursuivre son travail avec Popay et mener plusieurs autres améliorations :
- Produire le rapport de déclaration fiscale de la Ghana Revenue Authority en plusieurs formats : PDF, Microsoft Excel et CSV
- Prévenir les employés quand leurs bulletins de paie sont disponibles
- Ajouter aux rapports de paie le bureau, « World Vision Ghana », la période du rapport et les totaux utiles
- Produire des rapports annuels qui détaillent les opérations mois par mois
Ces prochaines étapes renforceraient encore les déclarations réglementaires, la communication avec les employés et la clarté des documents de paie.
Avec les mots de World Vision Ghana
« Popay a amélioré la visibilité de notre circuit de paie. Les relecteurs et approbateurs reçoivent désormais des notifications en temps réel quand une action est attendue, ce qui fait avancer le processus plus efficacement. L’ajout des rapports Microsoft Excel, en plus de CSV et PDF, nous donne aussi plus de souplesse et une base plus solide pour nos besoins de reporting. »
Akua Mensah, P&C Director, World Vision Ghana
World Vision dans deux pays
Un autre bureau national de World Vision gère aussi sa paie avec Popay. Découvrez comment World Vision au Soudan du Sud a fait passer composants de paie, indemnités de fin de contrat et bulletins du travail manuel à la plateforme, et comment Popay accompagne la paie en Afrique.
Un circuit. Chaque approbateur prévenu. Aucune paie qui attend.
Vous gérez la paie d’une organisation à but non lucratif, avec des approbateurs dans plusieurs lieux ? Parlez à Popay.