- Klant: World Vision Ghana
- Land: Ghana, kantoor in Accra
- Sector: humanitaire organisatie zonder winstoogmerk
- Woordvoerder: Akua Mensah, P&C Director
- Oplossing: Popay Payroll, de eigen cloudgebaseerde payrollsoftware van Popay
In het kort. World Vision Ghana, een humanitaire organisatie zonder winstoogmerk, draait zijn payroll op Popay Payroll. Popay voegde realtime meldingen toe aan de goedkeuringsflow: elke reviewer en goedkeurder krijgt een melding zodra een payrollrun op zijn of haar actie wacht. Payrollrapporten komen nu in Microsoft Excel, naast CSV en pdf. Het belastingaangifterapport voor de Ghana Revenue Authority staat bij de volgende verbeteringen.
Vertraging in de payroll begint niet altijd bij een berekening.
Soms is de payroll klaar om verder te gaan, terwijl wie hem moet nakijken of goedkeuren nog niet weet dat er iets op hen wacht.
World Vision Ghana wilde op twee punten vooruit: de meldingen in de goedkeuringsflow en het opmaken van payrollrapporten. Wie de payroll nakijkt of goedkeurt, moest beter zien wat er openstond en daar sneller een melding van krijgen. Daarnaast had de organisatie rapportformaten nodig die flexibeler en stabieler zijn.
Samen met Popay voerde World Vision Ghana realtime meldingen in de payrollflow in en breidde het de rapportopties uit.
De uitdaging: de payrollflow in beweging houden
Bij een payrollcyclus zijn vaak meerdere reviewers, goedkeurders en proceseigenaars betrokken. Elke stap moet op het juiste moment gebeuren, zodat de payroll volgens plan verloopt.
Zonder tijdige meldingen kan een openstaande taak over het hoofd worden gezien, en dat vergroot het risico op onnodige vertraging.
World Vision Ghana had ook meer flexibiliteit nodig bij het opmaken van payrollrapporten. CSV en pdf bleven bruikbaar. Met Microsoft Excel erbij worden rapporten makkelijker te verwerken en zijn ze voorbereid op toekomstige vormvereisten voor wettelijke rapporten.
De organisatie moest dus:
- Reviewers en goedkeurders een melding sturen wanneer een payrollactie hun aandacht vraagt
- Tijdig handelen mogelijk maken in de hele payrollflow
- Meer rapportformaten aanbieden
- De rapportstructuur stabieler en flexibeler maken
- Rapporten voorbereiden op de toekomstige vormvereisten voor wettelijke rapporten
Het antwoord van Popay: meldingen op het juiste moment
Popay voerde realtime meldingen in binnen de payrollflow van World Vision Ghana.
Reviewers en goedkeurders krijgen nu een melding zodra een actie van hen verwacht wordt. Zo ziet elke betrokkene beter wat zijn of haar verantwoordelijkheid is, en loopt de payroll verder zonder vermijdbare wachttijd.
De melding maakt deel uit van de goedkeuringsflow zelf. Niemand hoeft te onthouden dat er nog iets openstaat.
Popay breidde ook de rapportmogelijkheden uit. Naast CSV en pdf kunnen payrollrapporten nu ook in Microsoft Excel worden opgemaakt.
Met Excel wordt rapporteren flexibeler en ligt er een basis voor de vormvereisten van wettelijke rapporten, zoals het toevoegen van officiële logo’s. De structuur van de payrollrapporten wordt er ook stabieler door.
Het resultaat: duidelijkere acties en flexibelere rapporten
De verbeteringen leveren World Vision Ghana concrete voordelen op:
- Realtime meldingen in de flow: reviewers en goedkeurders weten wanneer een payrollactie hun aandacht vraagt.
- Snellere payrollacties: dankzij de meldingen reageert iedereen zonder onnodige vertraging.
- Meer zicht op de flow: elke betrokkene ziet wanneer zijn of haar bijdrage nodig is.
- Meer rapportformaten: payrollrapporten zijn beschikbaar in Microsoft Excel, naast CSV en pdf.
- Flexibelere rapporten: Excel-bestanden zijn makkelijker af te stemmen op operationele noden en opmaakvereisten.
- Een stabielere rapportstructuur: het extra formaat zorgt voor meer consistentie bij het opmaken en gebruiken van payrollrapporten.
- Een basis voor wettelijke vormvereisten: in Excel kunnen elementen zoals logo’s en andere verplichte aanpassingen worden toegevoegd.
Samen geven deze verbeteringen World Vision Ghana meer zicht op de hele payrollflow en meer controle over hoe payrollinformatie wordt opgemaakt en voorgesteld.
De volgende stappen
World Vision Ghana wil de samenwerking met Popay voortzetten en nog enkele verbeteringen doorvoeren:
- Het belastingaangifterapport voor de Ghana Revenue Authority opmaken in pdf, Microsoft Excel en CSV
- Medewerkers een melding sturen wanneer hun loonstrook beschikbaar is
- Het kantoor (World Vision Ghana), de rapportperiode en de relevante totalen op payrollrapporten vermelden
- Jaarrapporten van verschillende payrollelementen, met de transacties maand per maand
Deze volgende stappen zouden de wettelijke rapportering, de communicatie met medewerkers en de duidelijkheid van de payrolldocumenten verder versterken.
In de woorden van World Vision Ghana
“Popay heeft de zichtbaarheid van onze payrollflow verbeterd. Reviewers en goedkeurders krijgen nu realtime meldingen wanneer er een actie nodig is, waardoor het proces efficiënter verloopt. De toevoeging van Microsoft Excel-rapporten, naast CSV en pdf, geeft ons ook meer flexibiliteit en een stevigere basis voor onze rapportagevereisten.”
Akua Mensah, P&C Director, World Vision Ghana
World Vision in twee landen
Nog een nationaal kantoor van World Vision draait zijn payroll met Popay. Lees hoe World Vision in Zuid-Soedan looncomponenten, eindeloopbaanvergoedingen en loonstroken van handwerk naar het platform bracht, en hoe Popay payroll in Afrika ondersteunt.
Eén flow. Elke goedkeurder op de hoogte. Geen payroll die wacht.
Beheert u de payroll van een organisatie zonder winstoogmerk, met goedkeurders op meerdere plaatsen? Praat met Popay.