- Client : Groupe EDK
- Pays : Sénégal
- Secteurs : pétrole et gaz, stations-service, supermarchés et commerces de proximité, restauration rapide, boulangerie et pâtisserie, fintech, transfert d’argent et monnaie électronique
- Porte-parole : Binta Hane, directrice des ressources humaines
- Modules Popay : administration RH, paie et self-service
Le Groupe EDK exploite des stations-service, des commerces, des restaurants et des services fintech au Sénégal. Quand plus de 300 nouveaux salariés sont arrivés d’un coup, l’équipe RH avait moins d’une semaine pour les intégrer tous dans le système RH et dans la paie du mois. Pas celle du mois suivant. Celle-là.
Le défi : une intégration massive face à une échéance de paie
Le Groupe EDK devait intégrer plus de 300 nouveaux salariés dans son système RH et les payer dans le cycle de paie du mois en cours, en moins d’une semaine. Selon le client lui-même, une intégration de cette taille aurait pris deux à trois semaines sans Popay.
Il ne s’agissait pas seulement de charger des données. Chaque nouvelle fiche devait tenir trois choses à la fois : le dossier RH, un bulletin juste, et l’accès du salarié à son self-service. Le délai ne laissait aucune marge, et la qualité des données salariés et paie ne pouvait pas en souffrir.
La réponse : une équipe, un objectif, la paie d’abord
Popay a travaillé aux côtés de l’équipe RH du Groupe EDK et mobilisé l’appui nécessaire pour atteindre l’objectif. La priorité était claire : chaque nouveau salarié dans la paie du mois, avec une fiche qui continue de servir l’administration RH ensuite.
Trois modules reliés sont entrés dans le travail quotidien :
- L’administration RH, pour centraliser et tenir à jour les dossiers des salariés.
- La paie, pour traiter les salaires et produire les états de fin de paie.
- Le self-service, pour donner aux salariés un accès direct à leurs bulletins et à leurs demandes d’absence.
Le résultat : délai tenu, et l’information RH à portée de main
Plus de 300 nouveaux salariés ont été intégrés et inclus dans la paie du mois en moins d’une semaine, contre deux à trois semaines prévues par le client pour une intégration de cette taille sans Popay.
Le Groupe EDK constate aussi :
- Les états de paie : les états de fin de paie, dont les livres de paie et les états de déclaration mensuels, sont disponibles, et préparer un état ou retrouver une information sur un salarié est désormais presque immédiat.
- Les corrections de paie : moins d’erreurs et de corrections manuelles, et un vrai gain de temps pendant les périodes de paie. Le client ne l’a pas chiffré, nous non plus.
- Les bulletins : les RH y accèdent en bloc, chaque salarié individuellement par le self-service.
- Les dossiers salariés : un seul système pour tous les dossiers, l’information disponible au moment où on en a besoin.
- Les demandes d’absence : les salariés les déposent par le self-service. Ils ont adopté l’outil, et les sollicitations directes des RH ont diminué.
- Les indemnités de congé : un risque plus faible d’oubli ou d’erreur dans leur calcul.
« Avec Popay, nous accédons facilement à tous les états nécessaires à la clôture de la paie, dont les livres de paie et les états de déclaration mensuels. »
Binta Hane, directrice des ressources humaines, Groupe EDK, Sénégal
Un partenaire qui répond
Le Groupe EDK décrit sa relation avec Popay comme saine, cordiale, serviable et professionnelle. Pendant une intégration aussi serrée, cela a compté autant que le logiciel : la vitesse ne vaut que si la paie qui en sort est juste.
Plus de 300 nouveaux salariés. Moins d’une semaine. Un cycle de paie, à l’heure.
Un seul dossier salarié, de l’embauche au bulletin
Ce que décrit le Groupe EDK, c’est la façon dont Core RH et Popay Payroll travaillent ensemble : le dossier du salarié est créé une fois, et la même fiche alimente le bulletin, les états de déclaration et le self-service. Popay gère la paie au Sénégal et dans toute l’Afrique.
À lire ensuite : comment Les Fermes de la Teranga gèrent leurs effectifs permanents, saisonniers et journaliers au Sénégal, un autre cas client du même pays.
Vous préparez une intégration massive ou une transition de paie ? Échangez avec l’équipe Popay sur votre calendrier. Sans engagement, un échange de travail.