- Klant: Groupe EDK
- Land: Senegal
- Sectoren: olie en gas, tankstations, supermarkten en buurtwinkels, quick-service restaurants, bakkerij en patisserie, fintech, geldtransfer en elektronisch geld
- Woordvoerder: Binta Hane, HR-directeur
- Popay-modules: HR-administratie, payroll en self-service
Groupe EDK baat tankstations, winkels, restaurants en fintechdiensten uit in Senegal. Toen er in één keer meer dan 300 nieuwe medewerkers bijkwamen, had het HR-team minder dan een week om ze allemaal in het HR-systeem en in de payroll van die maand te krijgen. Niet die van volgende maand. Die van deze maand.
De uitdaging: een grote instroom tegen een lopende payrolldeadline
Groupe EDK moest meer dan 300 nieuwe medewerkers in zijn HR-systeem opnemen en ze in de payrollrun van dezelfde maand uitbetalen, in minder dan een week. Volgens de klant zelf duurt een integratie van die omvang zonder Popay normaal twee tot drie weken.
Het ging niet alleen om data inladen. Elk nieuw dossier moest drie dingen tegelijk dragen: het HR-dossier, een correcte loonstrook en de eigen toegang van de medewerker tot self-service. De deadline liet geen ruimte voor vertraging, en de kwaliteit van de personeels- en payrolldata mocht er niet onder lijden.
De aanpak: één team, één doel, payroll eerst
Popay werkte zij aan zij met het HR-team van Groupe EDK en zette de nodige ondersteuning in om het doel te halen. De prioriteit was helder: elke nieuwe medewerker in de payroll van de maand, met een dossier dat daarna blijft werken voor de HR-administratie.
Drie gekoppelde modules kwamen in het dagelijkse werk:
- HR-administratie, om de personeelsdossiers te centraliseren en bij te houden.
- Payroll, om de salarissen te verwerken en de outputs na de payrollrun te leveren.
- Self-service, om medewerkers rechtstreeks toegang te geven tot hun loonstroken en hun verlofaanvragen.
Het resultaat: deadline gehaald, HR-informatie binnen handbereik
Meer dan 300 nieuwe medewerkers werden opgenomen en meegenomen in de payroll van de maand in minder dan een week, tegenover de twee tot drie weken die de klant zonder Popay verwachtte voor een integratie van die omvang.
Groupe EDK ziet ook:
- Payrollrapportering: de rapporten na de payrollrun, waaronder loonjournalen en maandelijkse aangifterapporten, zijn beschikbaar, en een rapport opmaken of een gegeven over een medewerker opzoeken gaat nu vrijwel meteen.
- Payrollcorrecties: minder fouten en manuele correcties, en echte tijdwinst tijdens de payrollperiodes. De klant heeft het niet in cijfers uitgedrukt, en wij dus ook niet.
- Loonstroken: HR heeft er collectief toegang toe, elke medewerker individueel via self-service.
- Personeelsdossiers: één systeem voor alle dossiers, de informatie beschikbaar op het moment dat ze nodig is.
- Verlofaanvragen: medewerkers dienen ze in via self-service. Ze hebben de tool omarmd, en rechtstreekse vragen aan HR zijn gedaald.
- Verlofvergoedingen: minder risico op vergeten posten of fouten in de berekening.
“Met Popay hebben we eenvoudig toegang tot alle rapporten die nodig zijn om de payroll af te sluiten, waaronder de loonjournalen en de maandelijkse aangifterapporten.”
Binta Hane, HR-directeur, Groupe EDK, Senegal
Een partner die antwoordt
Groupe EDK omschrijft de relatie met Popay als gezond, hartelijk, behulpzaam en professioneel. Tijdens zo’n krappe instroom telde dat net zo zwaar als de software: snelheid telt alleen als de payroll die eruit komt klopt.
Meer dan 300 nieuwe medewerkers. Minder dan een week. Eén payrollrun, op tijd.
Eén personeelsdossier, van aanwerving tot loonstrook
Wat Groupe EDK beschrijft, is hoe Core HR en Popay Payroll samenwerken: het dossier van de medewerker wordt één keer aangemaakt, en datzelfde dossier voedt de loonstrook, de aangifterapporten en de self-service. Popay verzorgt de payroll in Senegal en in heel Afrika.
Lees ook: hoe Les Fermes de la Teranga vaste, seizoens- en dagarbeiders beheren in Senegal, een andere klantencase uit hetzelfde land.
Plan je een grote instroom of een payrolltransitie? Praat met het Popay-team over je planning. Vrijblijvend, een werkgesprek.