- Klant: EAC Civil Aviation Safety and Security Oversight Agency (CASSOA)
- Sector: regionaal toezicht op de veiligheid en beveiliging van de burgerluchtvaart
- Vestiging: hoofdkantoor in Entebbe, Oeganda
- Regionaal bereik: de acht partnerstaten van de Oost-Afrikaanse Gemeenschap
- Woordvoerder: Francis Lichuma, Principal HR & Admin Officer en waarnemend uitvoerend directeur
- Oplossing: de geïntegreerde HR-dataoplossing van Popay
Arbeidscontracten beheren is veel meer dan begin- en einddata registreren. HR-teams moeten contractuele termijnen bewaken, de juiste voordelen toepassen en ervoor zorgen dat de arbeidsvoorwaarden overeenkomen met de vereisten van elke graad. Wanneer die informatie verspreid ligt of handmatig wordt verwerkt, duurt het langer om HR-cijfers op te halen en groeit het risico op fouten en papierwerk.
Voor het EAC Civil Aviation Safety and Security Oversight Agency (CASSOA) speelden deze uitdagingen vooral bij de administratie van contractuele verplichtingen. CASSOA heeft zijn hoofdkantoor in Entebbe, Oeganda, en werkt voor de acht partnerstaten van de Oost-Afrikaanse Gemeenschap.
De uitdaging: contractuele verplichtingen op koers houden
CASSOA wilde het beheer van personeelsgegevens en contractuele verplichtingen automatiseren. Een kernvereiste: HR-cijfers kunnen ophalen voor rapportering, contracttermijnen bewaken en de voordelen per graad opvolgen.
De organisatie wilde minder afhankelijk zijn van papier en bevoegde gebruikers in staat stellen om correcte informatie over medewerkers en contracten sneller terug te vinden. Biografische en contractuele gegevens samenbrengen was essentieel om de HR-administratie sneller en betrouwbaarder te maken.
Het antwoord van Popay: geïntegreerde gegevens op één plek
Popay leverde CASSOA een geïntegreerde dataoplossing die alle informatie samenbrengt die nodig is om contracten te beheren. Biografische en contractuele gegevens zijn nu vanaf één plek toegankelijk: bevoegde gebruikers hebben de informatie die ze nodig hebben met één muisklik.
Deze meer verbonden aanpak ondersteunt het opvolgen van contracttermijnen en graadgebonden voordelen. Het team beschikt zo ook over een duidelijkere, beter toegankelijke informatiebron om HR-vragen te behandelen.
Het resultaat: snellere, eenvoudigere en betrouwbaardere administratie
Volgens CASSOA leverde de oplossing verschillende praktische verbeteringen op:
- Kortere doorlooptijden: het team vindt de relevante informatie sneller terug bij HR-vragen.
- Minder fouten: geïntegreerde gegevens beperken fouten die ontstaan door versnipperde of handmatige processen.
- Minder papierwerk: digitale toegang verkleint de hoeveelheid papieren administratie.
- Lagere bijbehorende kosten: minder papier betekent ook minder kosten voor de handmatige verwerking van documenten.
- Betere toegang tot informatie: bevoegde gebruikers vinden biografische en contractuele gegevens in één geïntegreerde oplossing.
- Beter contracttoezicht: de organisatie volgt contracttermijnen en graadgebonden voordelen eenvoudiger op.
Door de essentiële gegevens over medewerkers en contracten samen te brengen, heeft Popay CASSOA geholpen om naar een efficiëntere HR-administratie te evolueren en vragen sneller en met meer vertrouwen te beantwoorden.
« Popay heeft CASSOA een volledig geïntegreerde dataoplossing geleverd. De biografische en contractuele informatie die we nodig hebben, is nu met één muisklik beschikbaar. Dat heeft ons geholpen om sneller te reageren op vragen, fouten en papierwerk te verminderen en de bijbehorende kosten te verlagen. »
Francis Lichuma, waarnemend uitvoerend directeur, CASSOA
Medewerkers- en contractinformatie op één plek
De ervaring van CASSOA toont de praktische waarde van het samenbrengen van biografische en contractuele gegevens. Bevoegde gebruikers vinden informatie sneller terug, bewaken contracttermijnen en controleren de voordelen die bij een graad horen. Voor organisaties die deze dossiers in één operationeel systeem willen beheren, biedt Popay Core HR een beheerd medewerkersdossier met contractgeschiedenis.
Lees ook: hoe World Vision Zuid-Soedan zijn payroll met Popay draait, onze gids over HR-uitdagingen in Afrika, en hoe Radboudumc HR-selfservice inzet. Bekijk al onze klantcases.